ไม่ต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญก็สามารถ ใช้เอกสารและซอฟต์แวร์ ได้สบายๆด้วย 3 บทเรียนแบบนี้

ใช้เอกสารและซอฟต์แวร์ ฟอร์มและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบการจัดการแบบฟอร์มและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เคล็ดวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด และคุณประโยชน์ต่อองค์กรของคุณยังไง

ธุรกิจทุกขนาดรวบรวมแบบฟอร์มในเวลาหลากหลายปีให้หลัง ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ หลักการ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดใบเสร็จรับเงิน ใบบังคับการ บันทึกช่วยจำ ไฟล์พนักงาน และในศตวรรษที่ 21 บริษัทมีช่องทางสองทาง:

จัดเก็บทุกอย่างบนกระดาษและเก็บไว้ภายในที่จัดเก็บจริง
ใช้งานแบบไม่มีกระดาษและจัดเก็บทุกๆสิ่งทุกๆอย่างไว้ในระบบคลาวด์ ซึ่งปลอดภัยจากวิธีใช้งาน
ด้วยระบบการจัดการแบบฟอร์มบนคลาวด์ ไฟล์จะผิดวางผิดที่เหตุเพราะสามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างเร็วทันใจ ไม่จำเป็นที่จะต้องมาวิตกกังวลหรือกลุ้มใจว่าแบบฟอร์มจะเป็นเวอร์ชันใด สามารถสร้างนโยบายและขั้นตอนการต่างๆ ได้อย่างไม่ยากเย็นและไม่สับสน จากนั้นส่งไปยังประธานเพื่อที่จะขออนุมัติ ทั้งหมดนี้ผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ระบบการจัดการฟอร์มที่สมควรสามารถช่วยหน่วยงานต่างๆ ตั้งแต่การชมแลสุขรูป องค์กร เทศบาล หรือจำพวกอื่นๆ ย่นระยะเวลา เงิน และทรัพยากร สามารถลดเหตุบังเอิญสำหรับการรับผิดและช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ขาดไม่ได้เพื่อที่จะรักษาใบอนุญาตหรือการยืนยัน

ในคู่มือที่ขาดไม่ได้นี้ เราจะอธิบายว่าระบบการจัดแจงแบบฟอร์มคืออะไร หารือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุด ทำให้ทราบแบบอย่างต่างๆ ของโปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดการฟอร์ม และแบ่งปันคุณสมบัติที่จะมีสาระต่อหน่วยงานด้านการชมแลสุขรูปหรือหน่วยงานธุรกิจ

ระบบการจัดแจงฟอร์มเป็นอย่างไร?
ระบบการจัดแจงฟอร์มปฏิบัติหน้าที่ดิ่งตามชื่อเรื่องของมันอย่างแท้จริง เป็นระบบสำหรับจัดแจงเอกสารสำคัญทั้งหมดทั้งมวลของหน่วยงานของคุณ ซึ่งรวมถึง:

ธุรกิจมีความต้องการที่จะติดตามข้อมูลวิธีขาย ใบนำเสนอมูลค่าและราคา ใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการทางธุรกิจ และข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์
สถานพยาบาลที่จะต้องติดตามข้อมูลผู้ป่วย ข้อมูลการเรียกเก็บรวบรวมเงิน และคู่มือแนวทางและกรรมวิธีการ
องค์กรบังคับใช้กฎข้อบังคับหมายที่ติดตามรายงานการจับกุม บันทึกช่วยจำของแผนก หมายศาล และแน่นอน แนวทางและคู่มือแนวทางการการจัดการงานของคุณเอง
ระบบ การจัดแจงเอกสารชี้แจงกรรมวิธีและกรรมวิธีที่คุณใช้เพื่อที่จะจัดระบบฟอร์มทั้งสิ้นและเข้าถึงได้

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้แนวทาง file-and-folder แบบ เก่า ซึ่งข้อมูลทั้งปวงจะถูกเก็บเอาไว้ในเอกสารที่เป็นกระดาษและจัดเก็บไว้ภายในโฟลเดอร์ไฟล์หรือแฟ้ม ไฟล์จะถูกเก็บเอาไว้ในตู้เก็บแบบฟอร์ม สารยึดเกาะจะถูกเก็บเอาไว้ในชั้นเชิงหนังสือ

หรือคุณสามารถใช้ระบบบนคลาวด์ที่จัดเก็บฟอร์มทั้งหมดทั้งมวลไว้บนเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ตด้านในหน่วยงาน หรือจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ในส่วนอื่นของประเทศ เอกสารทั้งปวงเกิดการป้องกันด้วยโค้ดผ่านและเข้าถึงได้เฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเพียงแค่นั้น ขึ้นกับระบบ โปรโตคอลหน่วยงานคงจะถูกสร้างขึ้นและปรับปรุงโดยบุคคลในหน่วยงาน ซึ่งนำมาซึ่งการทำให้ยากต่อการสืบค้นหา การเข้าถึงอาจจะเป็นเรื่องยากเพื่อทุกผู้คนที่ใช้โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต

คุณยังมีตัวเลือกเฟ้นในการใช้ระบบสื่อผสมซึ่งเป็นการประสมประสานตอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และฟอร์มที่เป็นกระดาษ ข้อมูลบางอย่างถูกเก็บเอาไว้ภายในคลาวด์ และบางส่วนถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์หรือตัวผูก เพราะเหตุว่าเกิดการแชร์หลักการและการอัปเดตใหม่ผ่านอีเมลหรือเอกสารที่พิมพ์ออกมา แต่ละคนคงมีรายละเอียดที่แตกต่างกันบนคอมพิวเตอร์ของตนหรือบนไดรฟ์ด้านนอกขนาดเล็กในสำนักงาน

อ่านเพิ่มเติมอีกเกี่ยวกับระบบการจัดแจงฟอร์มและแนวทางการทำงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการแบบฟอร์มคืออะไร?
ซอฟต์แวร์การจัดการแบบฟอร์มเป็นระบบ เหมือนกันกับสื่อผสมและไฟล์และโฟลเดอร์

โปรแกรมการจัดการฟอร์มเป็นระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการแก้ไขระบบบนคลาวด์ทั่วๆไป ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ทุกๆอย่างจะถูกเก็บเอาไว้ในโปรแกรมการจัดแจงฟอร์มเฉพาะเจาะจงซึ่งสร้างขึ้นเพื่อที่จะจุดประสงค์นั้นโดยยิ่งไปกว่านั้น

ไฟล์ คู่มือแนวนโยบาย รายละเอียดการฝึกฝนอบรม และแม้กระทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการรับรองจะถูกจัดเก็บ ทำดัชนีข้าม และเข้าถึงได้ง่ายบนวัสดุทุกจำพวก ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อป/Computerเดสก์ท็อป

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากนี้? พวกเราสะสมบันทึกเรื่องราวที่กว้างขวางเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการฟอร์มและสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อช่วยคุณสำหรับการเริ่มตั้งแต่ต้น แบบฟอร์มและซอฟต์แวร์

แนวทางปฏิบัติที่เยี่ยมที่สุดเพื่อระบบการจัดการแบบฟอร์ม
ไม่ว่าคุณจะใช้เคล็ดลับใด นั่นคือ ระบบ ของคุณ สำหรับในการจัดแจงแบบฟอร์ม แม้ว่าคุณจะเก็บเอกสารเป็นกองซ้อนกันอย่างเป็นกฎข้อบังคับรอบๆ ห้องก็ตาม นั่นก็ยังเป็นระบบ ข้อสงสัยและปัญหาคือ คุณมีระบบที่เยี่ยมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณไหม

โซลูชันการจัดการฟอร์มที่เยี่ยมที่สุดทำตามเคล็ดลับปฏิบัติพวกนี้เพื่อที่จะให้มั่นใจว่าจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงที่สุด

ส่วนประกอบการตั้งชื่อเรื่องที่คล้องจองกัน ทุกท่านมีเทคนิคของตนสำหรับการตั้งชื่อเรื่องและยื่นแบบฟอร์ม แต่ไม่มีวันที่จะติดตามกฏเกณฑ์ต่างๆ ของบุคคลหลากหลายร้อยคน เฉพาะเจาะจงโครงสร้างการตั้งชื่อเรื่องเดียวเพื่อไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าคุณจะคัดสรรค์เทคนิคใด แนวทางลักษณะนี้จะช่วยให้ท่านสืบค้นหาไฟล์อะไรก็แล้วแต่ ได้ง่ายๆ แม้จะอยู่ในจุดที่ไม่ถูกต้องแม่นยำก็ตาม เหตุเพราะคุณรู้ว่าจะต้องค้นหาอะไร ดังนี้ ให้เจาะจงข้อตกลงและกฏเกณฑ์ในการตั้งชื่อไว้ตั้งแต่แรก ไม่มีวันถูกหรือไม่ถูก เพียงเฟ้นสิ่งที่เยี่ยมที่สุดเพื่อองค์กรของคุณ

ลดความยุ่งเหยิงของเวอร์ชัน อีกข้อขัดข้องหนึ่ง โดยเฉพาะกับคู่มือนโยบายคือ การบังคับการเวอร์ชัน โปรแกรมการจัดแจงฟอร์มบางตัวไม่อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันอย่างมีคุณภาพ และคุณจะได้แบบฟอร์มฉบับเดียวกันหลากหลายเวอร์ชัน หรือพนักงานของคุณมีแนวนโยบายอะไรบางอย่างที่ไม่เหมือนกัน แต่ไม่ใช่เวอร์ชันปัจจุบันนี้ เพื่อหลบหลีกข้อขัดแย้งนี้ ให้ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบจัดการฟอร์มที่อนุญาตให้คนหลายๆคนทำงานในเอกสารได้พร้อมกัน คุณยังสามารถใช้โปรแกรมการจัดการหลักการเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงแผนการเวอร์ชันล่าสุดได้ ( ข้อแนะนำ:นี่อาจจะเป็นซอฟต์แวร์ชิ้นเดียวกัน)

การติดตามแบบฟอร์มและลายเซ็น บางองค์กร โดยเฉพาะหน่วยงานที่ได้รับการยืนยันจากหน่วยงานมือโปร ขาดไม่ได้จำเป็นที่จะต้องติดตามปริมาณคนที่อ่านแบบฟอร์มฉบับปรับปรุง เป็นต้นว่า แนวทางหรือหลักเกณฑ์วิชาชีพ แทนที่จะส่งแผ่นลายเซ็นให้ทุกคนในสำนักงาน ระบบจัดการฟอร์มสามารถติดตามลายเซ็นจากบุคคลเพื่อที่จะบ่งบอกว่าหมวดหมู่เขาอ่านและเข้าใจแบบฟอร์มดิจิทัลพวกนี้ สิ่งนี้สามารถแก้ไขศักยภาพการดำเนินการงานและมีผลให้ออมค่าใช้จ่ายด้านเอกสารได้สูงถึง 86%

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โปรแกรมการจัดแจงเอกสารที่ดีช่วยเสริมเติมความคล่องตัวในแนวทางการสร้าง อัปเดต และยื่นฟอร์มสำคัญของคุณ การผลิตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติจะช่วยทำให้ผู้บังคับบัญชาที่สมควรได้อ่านและอนุมัติฟอร์มที่เหมาะสม แทนที่จะส่งอีเมลสำเนาของแบบฟอร์มและสะสมลายเซ็นการอนุมัติให้ทุกฝ่าย โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงฟอร์มของคุณสามารถสะสมลายเซ็นโดยอัตโนมัติและแจ้งให้ท่านทราบเมื่อเสร็จสิ้น หรือแม้แต่ส่งการแจ้งเตือนหลังจากขณะระยะเวลาหนึ่ง ที่สามารถลดระหว่างสำหรับเพื่อการอนุมัติได้มากถึง 80%

การเข้าถึงมือถือ เพราะว่าผู้คนจำนวนไม่ใช้น้อยดำเนินการงานบนโทรศัพท์ การอนุญาตให้ทุกคนเข้าถึงฟอร์มและคู่มือที่จำเป็นมากผ่านอุปกรณ์พกพาจึงเป็นเรื่องสมต้นเหตุสมผล แน่ๆ คุณยังต้องการให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลอะไรบางอย่างที่ใหญ่กว่า ดังเช่นว่า แล็ปท็อปหรือแท็บเล็ต แต่เพื่อบางหน่วยงาน พนักงานบางบุคคลไร้โต๊ะจัดการงานหรือเวิร์กสเตชัน ซึ่งมีความหมายว่าหมวดเขาไม่มีComputer (ดังเช่นว่า พยาบาลในโรงพยาบาล) หรือเปล่าค่อยได้ใช้Computerในสำนักงาน (ยกตัวอย่างเช่น เจ้าบทบาทสายตรวจที่บังคับใช้กฎหมาย) ในเหตุการณ์พวกนี้ การเข้าถึงวัสดุเคลื่อนที่ไม่ยากเย็นนำมาซึ่งการทำให้การจัดแจงเอกสารสบายยิ่งขึ้นสำหรับหน่วยงานของคุณ

พื้นที่จัดเก็บ. เอกสารของคุณคงจะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลกิกะไบต์ หากไม่น่าใช่เทราไบต์ ซึ่งสามารถรวมกันเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ตู้เก็บแบบฟอร์มและกล่องเก็บของไม่กี่โหลไปกระทั่งหลายๆโหล และเพราะว่าคนทั่วไปบันทึกแบบฟอร์มและแนวทางของตนเองไว้ในตู้เก็บเอกสารและพื้นที่จัดเก็บของตัวเองเอง คุณสามารถจินตนาการได้ว่ามีการสูญเสียพื้นที่เป็นหมายกำหนดการฟุตเพียงเท่าใดเพื่อจะจัดเก็บเอกสารที่บางคนคงจะจะต้องใช้เพียงไม่ถึงสองครั้งต่อปี หรือเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ใช้เอกสารและซอฟต์แวร์

ความไม่เป็นอันตรายของเอกสาร เชื่อไหมว่าระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์มีความไม่เป็นอันตรายมากยิ่งกว่าการเก็บแบบฟอร์มของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ข้างในองค์กร นั่นเป็นเพราะเซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์แบบดั้งเดิม (Google, Microsoft OneDrive, AWS) มีระบบความไม่มีอันตรายทางไซเบอร์ที่ขับเคลื่อนเคลื่อนด้วย AI ที่สลับซับซ้อนและมีคุณภาพมาก ระบบความปลอดภัยทางไซเบอร์พวกนี้มีราคาสูงพอที่จึงต้องควรใช้งบราวๆของ Fortune 500 ซึ่งแปลว่าสถานพยาบาลโดยเฉลี่ย สำนักงานบังคับใช้ระเบียบหมาย องค์กรธุรกิจ หรือเทศบาลจะมีงบโดยประมาณความไม่มีอันตรายทางไซเบอร์จำพวกเดียวกับบริษัทที่ติดลำดับ Fortune 500 นอกจากนี้นี้ ระบบ AI พวกนั้นยังช่วยฝึกหัดโปรแกรมคอมพิวเตอร์ความปลอดภัยทางไซเบอร์เพิ่มเติมเพื่อจะปกป้องการโจมตีรูปแบบใหม่ เซิร์ฟเวอร์ภายในหน่วยงานไร้โปรแกรมจำพวกนี้ ด้วยเหตุฉะนี้จึงมีเหตุที่ไม่คาดฝันมากมายยิ่งกว่า (คุณสามารถอ่านเติมอีกเกี่ยวกับการรักษาความไม่เป็นอันตรายสำหรับซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์บนเว็บของเรา)

ศึกษาเพิ่มเติมอีกเกี่ยวกับเคล็ดวิธีที่คุณสามารถใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีเยี่ยมที่สุดสำหรับระบบการจัดแจงฟอร์มเพื่อจะปรับแต่งกรรมวิธีการขององค์กรของคุณ หรือทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับ

โปรแกรมจัดการแบบฟอร์มที่ดีเยี่ยมที่สุด
สำหรับเพื่อการคัดสรรค์โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดการฟอร์มที่เหมาะสมที่สุดเพื่อองค์กรของคุณ คุณมีตัวเลือกเยอะๆ มาชมคู่ปรปักษ์ในตลาดชั้นหนึ่งกันบ้าง

Microsoft SharePointเป็นระบบทั่วๆไปสำหรับในการจัดเก็บและการจัดการเอกสาร และรวมเข้ากับสินค้า Office ต่างๆ รวมทั้ง Word, Excel และ PowerPoint ได้อย่างง่ายดาย ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์นี้ช่วยทำให้สามารถทำงานด้วยกันและจำแนกปันได้ เหมือนกับการเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อน ซับซ้อนพอที่จะต้องใช้นักปรับปรุงประจำสำหรับเพื่อการติดตั้งและจัดแจง อ่านเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ Sharepoint บนเว็บไซต์ของพวกเรา

Google Drive/G Suite เป็นระบบจัดแจงเอกสารบนคลาวด์ที่สามารถแทนที่ Microsoft Office มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ประมวลผลคำ สเปรดชีต ผู้สร้างสไลด์ และแอปอื่นๆ ของตน ช่วยให้ท่านแชร์ฟอร์มและโฟลเดอร์ในบัญชีทั่วทั้งบริษัท ทำให้สามารถสั่งการการเข้าถึงเจาะจงบุคคลได้ และคุณสามารถมีพื้นที่เก็บข้อมูลและลูกค้าไม่จำกัด ติดตามความเคลื่อนไหวในเอกสาร และสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ในเว็บของพวกเรา

Box for Business เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบรวมศูนย์อีกระบบหนึ่ง ปฏิบัติงานเข้าร่วมกับ Adobe, Slack, G Suite, Office 365 และแอปพลิเคชันอื่นๆ แต่ไร้แอปเพิ่มประสิทธิภาพหลักการทำงานของตัวเราเอง คุณสามารถดำเนินงานเข้าร่วมกับผู้อื่น ซิงโครไนซ์ความเคลื่อนไหว และดูความเป็นมาเวอร์ชันเพื่อที่จะเปรียบเทียบเอกสารเวอร์ชันเก่าและใหม่ได้

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th