เคล็ดวิธีที่จะทำให้คนดังโปรโมทวิธีที่ ระบบจัดการเอกสารของคุณ

ระบบจัดการเอกสารของคุณ เพิ่มเติมพลังให้องค์กรของคุณ บริษัททุกขนาดกำลังจะมีฟอร์ม ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้นหรืออยู่มาเป็นเวลานาน ฟอร์มก็ยิ่งมีเพิ่มมากขึ้นแค่นั้น และบริษัทยิ่งสลับซับซ้อน ฟอร์มก็ยิ่งมากมายเพิ่มมากขึ้น

มีไฟล์ที่เกี่ยวโยงกับแนวทางการขาย รวมทั้งใบพรีเซนเทชั่นราคา ใบแจ้งหนี้ RFP รายการบรรจุภัณฑ์ การแก้ไข และอื่นๆ มีไฟล์ HR รวมทั้งแอปพลิเคชัน ข้อมูลบุคลากร ไฟล์วินัย และข้อมูลค่าจ้างรายเดือน นอกจากนี้นี้ยังมีแบบเอกสารการกระทำตามข้อกำหนดของรัฐบาล รวมทั้งการเปิดเผยข้อมูลด้านที่เกี่ยวกับเงิน แบบเอกสารใบสมัคร และแน่นอนว่า งบการเงินและใบแจ้งยอดภาษี

และมีคู่มือนโยบายและกระบวนการที่แน่นอนที่สุด เมื่อบริษัทไปถึงชั้นเชิงหน่วยงานแล้ว จะมีบุคลากรหลายร้อยคนหรือหลายๆพันผู้คนที่มีหลักการและขั้นตอนการสำหรับแต่ละตำแหน่ง ตลอดจนเคล็ดวิธีที่บริษัทควรจะปฏิบัติในรูปรวม

ระบบการจัดการเอกสารของหน่วยงานมีขนาดใหญ่พอที่จะรองรับการ จัดเก็บเอกสาร วิธีการทำดัชนี และการเข้าถึงทั้งหมดทั้งมวลขององค์กรขนาดใหญ่

ระบบการจัดการแบบฟอร์มที่มีประสิทธิภาพจะไม่เพียงช่วยให้พนักงานของคุณประหยัดเวลานับไม่ถ้วนสำหรับการบากบั่นติดตามเอกสารที่วางผิดที่หรือหายไป ยิ่งไปกว่านั้นนี้ยังช่วยลดต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ของคุณ และลดรายการที่ต้องจ่ายอุปกรณ์สำนักงานรุ่นเก่าได้แก่ เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายฟอร์ม และตู้เก็บเอกสาร (ทดลองนึกภาพว่าคุณสามารถจัดเก็บฟอร์มของบริษัทของคุณทั้งหมดทั้งมวลไว้ในเซิร์ฟเวอร์Computerเครื่องเดียว และขจัดตู้เก็บแบบฟอร์มและกล่องเก็บของทั้งหมดของคุณ นั่นคือระบบจัดการเอกสาร)

มาชมกันว่าระบบการจัดการเอกสารขององค์กรปฏิบัติงานยังไง คุณสมบัติหลักของโปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดการฟอร์มลำดับชั้นหน่วยงาน และระบบการจัดแจงเอกสารของหน่วยงานจะช่วยลดต้นทุนของคุณได้ยังไง ยิ่งกว่านั้นนี้เรายังจะเน้นถึงความต่างณ เวลาการจัดการรายละเอียดของหน่วยงานและระบบการจัดแจงเอกสาร

ระบบการจัดการฟอร์มขององค์กรคืออะไร?
ฟังดูราวกับว่าไม่มากก็นิดหน่อย: ระบบสำหรับจัดแจงแบบฟอร์มขององค์กร

ระบบเป็นเคล็ดลับที่องค์กรจัดเก็บ จัดการ เปิดเผยแพร่ และติดตามแบบฟอร์มของหน่วยงาน เป็นมากกว่าแค่การใส่เอกสารลงในโฟลเดอร์ Google Drive โดยไร้กรรมวิธีการจัดระเบียบสำหรับเพื่อการดึงข้อมูล เป็นกรรมวิธีแยกประเภทและจัดระบบฟอร์มทั้งหมดของคุณ เพื่อจะให้ง่ายต่อการรู้เรื่องและค้นหา

คุณสามารถมีกรรมวิธีแบบกระดาษ ซึ่งองค์กรต่างๆ เคยทำมาก่อนComputer (ถึงแม้ว่าบางคนจะยังใช้อยู่ในเวลาที่นี้ แต่ภายหลังที่คอมพิวเตอร์เปลี่ยนเป็นส่วนทั่วไปของสังคมไปช้านานแล้ว) นี่คือที่ที่พิมพ์คู่มือแนวนโยบาย จัดเป็นแฟ้ม 3 ห่วง และมอบให้กับบุคลากรทุกคนในหน่วยงาน บริษัทอื่นพิมพ์คู่มือกรมธรรม์และผูกมัดเหมือนหนังสือ ทำให้ยากที่จะอัปเดตคู่มือและบ่อยครั้ง แผ่นแผนการที่อัปเดตถูกยัดลงในหน้า

เอกสารอื่นๆ มักถูกยัดเข้าไปในตู้เก็บเอกสารที่เรียงรายอยู่ตามผนัง ไฟล์ถูกนำออกไปและบรรจุกลับเข้าไป บางครั้งบางคราวอยู่ผิดที่ ซึ่งแสดงว่าเสียเวลาสำหรับการเพียรพยายามติดตาม หรือถ้าหาไม่เผชิญ แม้กระทั้งการสร้างและจัดทำขึ้นฟอร์มใหม่ทั้งหมดทั้งมวลเพื่อจะวางกลับลงในตำแหน่งที่ถูกต้อง

คุณยังสามารถจัดเก็บแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ตหรือในโฟลเดอร์ส่วนตัวบน Google Drive หรือ OneDrive ที่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น แต่โดยธรรมดาแล้วจะไร้ระบบการจัดเก็บที่แจ่มแจ้ง และถึงแม้จะมี ผู้คนก็สามารถวางแบบฟอร์มได้ทุกๆที่ที่หมวดหมู่เขารู้สึกว่าจะไป

เคล็ดวิธีปฏิบัติทั่วๆไปอีกประการหนึ่งคือระบบ mishmash ของทั้งคู่ที่พวกเราพึ่งสนทนากัน ซึ่งคุณเก็บเอกสารน้อยของคุณไว้ในไฟล์และตัวประสาน และเล็กน้อยถูกเก็บไว้ในอีเมลและไดรฟ์ที่แชร์

เรียนรู้เติมอีกเกี่ยวกับระบบการจัดการฟอร์มสามประเภท บนเว็บไซต์ของเรา

หากรับฟังดูไม่เหมาะ คุณยังมีตัวเลือกอื่น สะดวกและสบายกว่า และมีคุณภาพมากกว่า นั่นคือ ระบบจัดแจงฟอร์มออนไลน์เวอร์ชันแก้ไข ซึ่งทุกๆสิ่งทุกๆอย่างถูกจัดเก็บเอาไว้ภายในระบบการจัดแจงแบบฟอร์มขององค์กร ด้วยแนวทางลักษณะนี้ ฟอร์มทั้งหมดทั้งมวลของคุณจะถูกจัดเก็บเอาไว้ในระบบคลาวด์ที่พนักงานที่ได้รับอนุญาตทุกคนสามารถใช้ได้ผ่านแอพมือถือหรือเว็บเบราว์เซอร์ ซึ่งก็ถือได้ว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลด้วยโทรศัพท์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อป/computerเดสก์ท็อป และใช้งานได้กับ iOS และ Android, Apple และ Microsoft เสริมเติมพลังให้หน่วยงานของคุณ

ระบบการจัดแจงเอกสารขององค์กร (EDMS) นี้ช่วยให้ท่านเชื่อมโยงคู่มือหลักเกณฑ์การพิสูจน์หรือคู่มือสมาคมวิชาชีประสบางส่วนเข้ากันกับส่วนคู่มือแนวนโยบาย ระบบการจัดการเอกสารลำดับองค์กรที่เยี่ยมที่สุดยังช่วยให้คุณเชื่อมโยงรายละเอียดการฝึกฝนอบรมเข้ากันกับคู่มือแนวทางได้

การจัดแจงรายละเอียดหน่วยงานกับระบบการจัดการเอกสาร
ด้วยเหตุนั้น อะไรคือความแตกต่างเวลาระบบการจัดการฟอร์มธรรมดาและระบบการ จัดแจง รายละเอียด ?

ระบบการจัดการรายละเอียดช่วยให้คุณรวมรายละเอียดของบุคคลที่สามจากผู้ให้บริการรายอื่น ยกตัวอย่างเช่น การนำเข้าคู่มือแนวนโยบายของหน่วยงานรับรองระบบของคุณหรือรายละเอียดการฝึกอบรมของมือที่สามในระบบของคุณจะมีผลให้เป็นระบบจัดการเนื้อหา ระบบจัดการเอกสารของคุณ

อย่างไรก็ตาม โซลูชัน EDMS ที่ดีเยี่ยมที่สุดมีฟีเหน้าจอร์บทความนี้อยู่แล้ว ด้วยประการฉะนี้หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดการฟอร์มดีกรีหน่วยงานใหม่ ตรวจทานให้มั่นใจว่ามีฟีเจอร์การนำเข้ารายละเอียด

คุณลักษณะที่สำคัญของ EDMS
มีอะไรอีกบ้างที่ไปสู่ระบบการจัดการฟอร์มขององค์กร? อะไรทำให้มันพิเศษมากเมื่อเปรียบกับการเสนอสิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวใน Google ไดรฟ์ของบริษัท โดยที่คนหนึ่งหรือสองคนมีหน้าที่รับผิดถูกใจสำหรับการดูแลรายละเอียด

มาชมคุณลักษณะหลักของ EDMS กัน

การจัดเก็บเอกสาร
EDMS ที่ดีจะมีที่เก็บข้อมูลเยอะแยะยกตัวอย่างเช่น กิกะไบต์ หากไม่น่าจะใช่พื้นที่เก็บข้อมูลเทราไบต์ คุณก็เลยสามารถโฮสต์นโยบายและคู่มือวิธีการตอนนี้ของคุณ รวมทั้งฟอร์มการกระทำตามข้อกำหนด ไฟล์ HR ข้อมูลด้านที่เกี่ยวกับการใช้จ่ายเงิน ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญาที่คุณต้องการรักษาความไม่เป็นอันตราย .

EDMS ที่ดียังช่วยให้ท่านสามารถขยายปริมาตรด้วยการคลิกเมาส์หรือโทรศัพท์ด่วน การขยายต้องมีมูลค่าเพิ่มขึ้นเพียงไม่กี่ดอลลาร์ต่อเดือน และคุณสามารถขยายหรือลดขนาดได้ตามความเคลื่อนไหวของธุรกิจ

เวิร์กโฟลว์
คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วย EDMS โดยใช้อุปกรณ์การทำงานร่วมกันที่ออนไลน์ได้ อย่างเช่น เมื่อสร้างแนวทาง เป็นเรื่องปกติที่จะมีสมาชิกในกลุ่มคนไม่ใช่น้อยปฏิบัติการในเอกสารในเวลาเดียวกัน อุปสรรคสำหรับเพื่อการส่งต่อฟอร์ม Word ปกติคือคุณมักจะมีฟอร์มเดียวกันหลากหลายเวอร์ชันที่ลอยอยู่ในเวลาเดียวกัน แต่ละคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวอร์ชันของตัวเองเอง และคุณสามารถจบลงด้วยเอกสารเดียวกันได้หลากหลายเวอร์ชัน

ด้วยเครื่องไม้เครื่องมือการทำงานด้วยกันของ EDMS คุณสามารถดำเนินงานจากเอกสารดิจิทัลเดียวกันดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น แล้วต่อจากนั้นจึงทำงานจากเวอร์ชันเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงจะไม่สูญขาดหาย แต่ผู้คนสามารถย้อนกลับไปดูความเคลื่อนไหวและเวอร์ชันก่อนหน้าที่ผ่านมาได้

เส้นทางการตรวจตรา
เมื่อหลักการได้รับการปรับแต่งและแยกแยะปันกับบุคลากรแล้ว บุคลากรเหล่านั้นและกลุ่มจัดการแนวนโยบายสามารถทำตามเส้นทางการตรวจดูของแนวนโยบายก่อนหน้านี้ที่ผ่านมาได้

คุณสามารถติดตามความเห็นที่ผู้นำดีกรีควบคุมของคุณทำช่วงเวลาที่หมวดเขาทบทวนแผนการที่กำลังทำงานอยู่ ต่อจากนั้น คุณสามารถส่งอีเมลอัตโนมัติเพื่อจะเตือนหมวดเขาเมื่อคุณต้องการคำติชม รวมความเคลื่อนไหวในแบบฟอร์ม และสะสมลายเซ็นการอนุมัติ

EDMS ยังให้ท่านติดตามลายเซ็นของบุคลากรเพื่อจะส่อให้เห็นว่าหมวดเขาอ่านและรู้เรื่องนโยบายใหม่

การสั่งงานเวอร์ชัน
การบังคับการเวอร์ชันช่วยให้ท่านจัดการเวอร์ชันของแบบฟอร์มที่ “อยู่ภายในต้นแบบอิสระ” เมื่อใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ มีความเสี่ยงเสมอไปที่จะมีคนไม่มีแผนการที่อัปเดตหรือหมู่เขาจะไม่ตรวจดูในขณะที่เหมาะสม

ด้วยการสั่งงานเวอร์ชัน คุณสามารถแน่ใจได้ว่าทุกท่านมีข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกันเหตุเพราะทุกคนเข้าถึงได้จากแหล่งเดียวกันโดยทันทีที่เกิดการเผยแพร่การอัปเดต และด้วยโซลูชัน EDMS บางสิ่งบางอย่าง เช่น PowerDMS บุคลากรสามารถเปรียบเทียบการอัปเดตแนวทางใหม่กับเวอร์ชันเก่าเพื่อจะดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง ด้วยวิธีแบบนี้ หมู่เขาสามารถค้นหาและตรวจดูการอัปเดตได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะกลบเกลื่อนหรือขาดหายไปทั้งสิ้น

ความปลอดภัย
สิ่งจำเป็นคือจึงควรเก็บฟอร์มหลักการและแนวทางการขององค์กรให้พ้นจากมือของผู้ซื้อด้านนอกจำนวนมาก นั่นคือสาเหตุผลที่ EDMS ที่ดีจะมีระบบความไม่มีอันตรายที่หนักแน่น นี่คงซึ่งก็คือวิธีการใช้เครือข่ายส่วนบุคคลราวกับ (VPN) เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงสินทรัพย์ดิจิทัลได้ก็เมื่อเชื่อเรื่องมต่อกับเครือข่าย หรือหมายถึงว่าการมีข้อมูลการเข้าสู่ระบบที่ห้ามให้ขาดเลยเด็ดขาดเพื่อที่จะให้บุคลากรของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงในลำดับชั้นที่เหมาะสม

คุณสมบัติเติมอีก
โซลูชัน EDMS บางสิ่งบางอย่างยังมีคุณสมบัติเพิ่มเติมอีก อาทิเช่น แอปบนวัสดุเคลื่อนสำหรับโทรศัพท์และแท็บเล็ต ถึงแม้ว่าการเข้าถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์หน่วยงานการจัดแจงเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่ายผ่านหน้าเว็บไซต์บนโปรแกรมเบราเซอร์โทรศัพท์เคลื่อนที่ของคุณ แต่การนำทางด้วยแอพโทรศัพท์เคลื่อนที่เฉพาะนั้นทำได้เร็วทันใจและง่ายดายเสียยิ่งกว่ามาก

EDMS ที่ดีจะนำเข้าเอกสารการยืนยันและคู่มือจากองค์กรการันตีหรือออกใบอนุญาตของคุณ ตัวอย่างเช่น หน่วยงานบังคับใช้กฎเกณฑ์หมายควรนำเข้าคู่มือแผนการจากคณะกรรมการยืนยันระบบเพื่อองค์กรบังคับใช้หลักเกณฑ์หมาย (CALEA) ได้อย่างสะดวกสบาย สถานพยาบาลควรมีสมรรถนะสำหรับในการนำเข้าหลักเกณฑ์จาก Accreditation Association of Ambulatory Health Care

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่า EDMS ของคุณสามารถรวมรายละเอียดการฝึกหัดอบรมจากผู้ให้บริการบุคคลที่สามได้ วิธีแบบนี้ช่วยให้ท่านไม่ต้องว่าจ้างผู้ฝึกสอนเพื่อสร้างรายละเอียดเพื่อหน่วยงานของคุณ

EDMS แก้ไขกรรมวิธีการทางธุรกิจเช่นไร
ระบบการจัดการแบบฟอร์มขององค์กรสามารถปรับแต่งธุรกิจของคุณได้มากยิ่งกว่าหนึ่งเคล็ดลับ

เรากินวงกว้างถึงเทคนิคที่ EDMS อดออมกระดาษและค่าใช้จ่ายสำหรับการพิมพ์ – องค์กร 100 คนสามารถออมเงินได้มากถึง $100,000 ต่อปี โดยกำจัดต้นทุนเครื่องพิมพ์และแฟ้ม ไม่จะต้องกล่าวถึงผงหมึกซึ่งมีราคาประมาณ 27,000 เหรียญต่อแกลลอน

นอกจากนั้นนี้เรายังเกี่ยวกับความเข้าใจถึงเคล็ดวิธีที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์บังคับการแบบฟอร์มสามารถมัธยัสถ์อสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ได้ ตู้เก็บเอกสารใช้พื้นที่ราวๆ 9 ตารางฟุต และยิ่งบริษัทของคุณเก่าและใหญ่ขึ้นเท่าไร คุณก็ยิ่งจำเป็นต้องเก็บเอกสารทางธุรกิจในตู้เก็บเอกสารเพิ่มมากขึ้นแค่นั้น (ตรงนี้ในออร์แลนโด อสังหาริมทรัพย์เพื่อจะการพาณิชย์มีราคาสูงถึง 38 ดอลลาร์ต่อหมายกำหนดการฟุต นั่นคือประมาณ 342 ดอลลาร์ต่อตู้เก็บแบบฟอร์มต่อสิบสองเดือน)

แต่เป็นประโยชน์อื่นๆ ของการมี EDMS เพื่อที่จะช่วยคุณจัดแจงนโยบายและกระบวนการเอาอย่างกฎระเบียบของคุณ

ประการหนึ่งการรักษาการกระทำตามข้อกำหนด นั้นทำได้รวดเร็วและง่ายขึ้น หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่เกิดการควบคุม หน่วยงานของคุณจำเป็นที่จะต้องทำตามกฎหมายและกฎที่ต้องปฏิบัติกฎหมายบางประการ เพราะเหตุว่ากฎที่ต้องปฏิบัติการปฏิบัติตามข้อบังคับกลุ่มนี้สามารถรวมเอาไว้ในคู่มือแนวทางของคุณได้ คุณจึงสามารถนำเข้ากฏเกณฑ์ที่จำเป็นมากทั้งสิ้นลงในโปรแกรมการจัดการฟอร์มขององค์กร แล้วซิงค์กับแนวนโยบายและการฝึกอบรมของคุณเองได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวบรวมข้อมูลการกระทำตามกฎเกณฑ์ที่ต้องมีให้ได้ทั้งสิ้นได้ ได้แก่ อัปเดต ลายเซ็น การทดลอง และแยกแยะปันกับผู้ตรวจดูการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของคุณ
คุณยังได้รับข้อมูลและความปลอดภัยของฟอร์ม ที่เพิ่มเติมขึ้น ด้วย EDMS ในสมัยของการโจมตีมัลแวร์ที่เพิ่มเติมอีกขึ้น ข้อมูลส่วนตัวและทรัพย์สินทางเชาวน์ปัญญามีเรื่องที่อาจจะอันตรายมากขึ้น วิธีการใช้ระบบบนคลาวด์ข้อมูลของคุณจะไม่มีอันตรายกว่าที่คุณพยายามสงวนไว้ทั้งปวงด้านในองค์กร นั่นเป็นเนื่องด้วยเซิร์ฟเวอร์ข้างในองค์กรมีเหตุที่ไม่คาดฝันต่อการถูกแฮ็กและการโจมตีทางไซเบอร์มากยิ่งกว่าบริการอย่าง Google และ AWS หมู่เขาใช้เชาวน์ปัญญาประดิษฐ์เพื่อจะสร้างระบบความปลอดภัยที่เข้มแข็งและ

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th