แหล่งเรียนรู้ออนไลน์ที่คุณต้องให้ความสนใจ พัฒนาระบบจัดการเอกสาร

พัฒนาระบบจัดการเอกสาร การจัดเก็บและการแยกรายละเอียดในสำนักงานของคุณอาจส่งผลให้เกิดความโกลาหลได้ ควรจะมีมาตรการทางระเบียบวินัยบางประการ เมื่อมองหาฟอร์มฉบับใดฉบับหนึ่งกลายเป็นเรื่องน่าเจ็บปวดหัว ถึงระหว่างจะต้องคำนึงถึงการปรับปรุง DMS มิดังนั้น คุณเสี่ยงที่จะประสบกับผลร้ายแรงอะไรบางอย่าง

ไฟล์เสียหายที่มีสาเหตุจาก Tech Gaps
ตามกฎระเบียบแล้ว ผู้จัดการฝ่ายขายจะใช้ขณะจำนวนไม่น้อยสำหรับในการสร้างงานนำเสนอสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้บริโภค สมมุติว่าคนนี้ไปจากบ้านด้วยความพอใจกับงานที่ทำในช่วงวันที่ชุลมุน อย่างไรก็แล้วแต่ จู่ๆ พนักงานคนนี้ก็กลับมาในเช้าวันรุ่งขึ้นเพื่อสืบค้นหาไฟล์สำคัญที่ขาดหายไป

หากพวกเราเอ๋ยถึงพื้นที่จัดเก็บออนไลน์ อาจจะเป็นผลมาจากการโจมตีทางอินเทอร์เน็ต มัลแวร์ ไวรัส หรืออย่างอื่น ด้วยเหตุดังกล่าวก็เลยไร้เคล็ดลับปรับแก้ไฟล์ก่อนการนำเสนอ การเลี่ยงความวุ่นวายดังที่กล่าวมาแล้วเป็นได้ – DMS เป็นทางออกที่ดี

กองแบบฟอร์มแปลงฝันร้ายที่เลวร้ายที่สุดของคุณ
เกือบทุกคนไม่ชอบสิ่งพิมพ์ การทำงานกับเอกสารมีชัยไปกว่าครึ่ง – การจัดเก็บอย่างไม่มีอันตรายคือสิ่งสำคัญ ไฟล์กลุ่มนี้กระจายอยู่ทั่วโต๊ะดำเนินการงานของคุณและโต๊ะดำเนินการงานของผู้อื่น ที่ดำเนินการงานในบริษัทของคุณ

DMS ได้รับการดีไซน์มาเพื่อที่จะทิ้งหมู่ของที่เก็บข้อมูลแบบเย็นซึ่งเต็มไปด้วยรายงานทางบัญชีที่ถูกเผลอไปนานแล้ว DMS ทำงานด้านฟอร์มด้วยความช่วยเหลือของวัสดุต่างๆ เช่น โทรศัพท์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต และแล็ปท็อป

การทำงานด้วยกันเป็นกลุ่มมีช่องว่าง
กิจกรรมการสร้างและจัดทำขึ้นทีมนั้นเยี่ยมที่สุด แต่การทำงานร่วมกันบางประเภทอาจช่วยทำให้ผู้เข้าร่วมกลุ่มเป็นชิ้นเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แบบอย่างของกิจกรรมอย่างกับกล่าวอีกนัยหนึ่งการอัปเดต eBook หรือสื่องานพิมพ์ คือว่าโฟลว์ฟอร์มที่มีองค์ประกอบอย่างยอดเยี่ยมสำหรับคนซื้อที่มีส่วนร่วม ถ้าคุณไม่สามารถที่จะติดตามความเคลื่อนไหวทั้งหมดที่ทำกับฟอร์มเหล่านั้นได้ คุณคงจะเสี่ยงที่จะล้มเหลวสำหรับในการดำเนินงานตามกำหนดเวลา

การผสานการปฏิบัติการที่พร้อมใช้งานทันทีกับแพลตเอกสารการแยกประเภทปันข้อมูล ดังเช่น Dropbox, SharePoint และ Google Docs นำมาซึ่งการทำให้สามารถเข้าถึงแบบฟอร์มได้จากทุกหนทุกแห่งในโลก DMS เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ติดดังที่สมบูรณ์แบบซึ่งสะสมการดัดเปลี่ยนหรือถ่ายโอนใดๆก็ตาม

เมื่อการรักษาความไม่เป็นอันตรายของข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญ
การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญในทุกกรณี ตั้งแต่การรั่วไหลของข้อมูลไปจนถึงความบกพร่องของมนุษย์ มีเรื่องที่อาจจะอันตรายจำนวนไม่น้อย การป้องกันข้อขัดแย้งที่มีเหตุที่เกิดจากภัยคุกคามพวกนี้เป็นได้เพราะเหตุว่าโซลูชันโปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงแบบฟอร์มมีให้:

การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและเข้าโค้ด;
การตรวจทานข้อมูลอย่างเข้มงวด
การกอบกู้จากภัยพิบัติ
การกันเผื่อเอาไว้ข้อมูลอัตโนมัติ
การตรวจทานการเข้าถึงตามหน้าที่
นั่นไม่น่าใช่รายการทั้งปวง ช่วยตัวเราเองสำหรับในการคุ้มครองภัยคุกคามที่อธิบายข้างต้นโดยการปรับปรุงวิธีการความปลอดภัยที่มีคุณภาพซึ่งผสานรวมณ เวลาการปรับปรุง DMS แบบเจาะจงเอง

เจตจำนงที่หนักแน่นสำหรับในการรักษาสภาพแวดล้อม
โซลูชั่นที่นำสมัยส่วนมากที่ประสบความสำเร็จนั้นเป็นมิตรกับสภาพแวดล้อม ผู้คนชื่นดูบริษัทที่ใส่ใจโลกของเรา การกระทำตามแนวนโยบายไร้กระดาษเป็นวิธีหนึ่งสำหรับในการรักษาสิ่งแวดล้อมของพวกเราให้ไม่เป็นอันตราย DMS ช่วยลดวิธีการใช้ฟอร์มกระดาษ หมายถึงว่าการรักษาป่าไม้ทั่วทั้งโลก การใช้เครื่องพิมพ์น้อยลงจะช่วยประหยัดพลังงาน กราฟนี้ทำให้ความจริงนั้นปรากฎว่าสถานการณ์การจัดการขยะเริ่มดีขึ้น และ DMS ก็เป็นหนึ่งในสาต้นเหตุ

บริษัทจำนวนมาก เสี่ยงที่จะเจอกับหลุมพรางพวกนี้อย่างต่ำน้อยถ้าหากว่าไม่มี DMS อย่างที่คุณปรากฏ มันเป็นโซลูชันสากลที่ช่วยประหยัดเวลาของคุณ พัฒนาระบบจัดการเอกสาร

คุณคงถูกใจ: ความท้าทาย 9 ก่อนอื่นของการปรับปรุงแอปพลิเคชันลำดับหน่วยงานและเคล็ดลับเอาชนะมัน ปรับปรุงระบบจัดแจงฟอร์ม
DMS ทำงานยังไง?
ไม่ว่าโซลูชัน DMS จะไม่เหมือนกันยังไงตามคุณลักษณะ ก็ยังอาจจะจัดการงานเช่นเดียวกันไม่มากก็นิดหน่อย แนวทางการหลักรวมทั้งการหยิบภาพ จำแนกแยกแยะ บันทึก แยก และแจกจ่ายรายละเอียด นี่คือรูปพรรณที่กรรมวิธีการกลุ่มนี้มีรายละเอียด

แนวทางการการหยิบรูปเอกสาร
การอนุญาตให้ผู้ซื้อเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วทันใจเป็นเป้าประสงค์หลักของแนวทางการนี้ ระบบจัดแจงเอกสารจะบันทึก สแกน และจัดเรียงฟอร์มเป็นไฟล์เดียวภายหลังที่ไฟล์จริงถูกเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว ภายหลัง ไฟล์เหล่านี้พร้อมสำหรับการปรับแต่ง นอกจากนั้นนี้ ผู้บริโภคยังสามารถค้นหาไฟล์พวกนี้ได้ไม่ยากในเวอร์ชั่นต่างๆ ตัวอย่างเช่น JPG, CAD, PDF และอื่นๆ

ลูกค้าสามารถเก็บเอกสารทั้งหมดจากแหล่งใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นรายงาน ใจความ หรือรายละเอียดต่างๆนอกเหนือจากนี้ ที่ดึงมาจากระบบของบริษัทต่างๆเป็นจำนวนมาก ขั้นตอนการนี้จะช่วยทำให้จัดเก็บไฟล์สำคัญและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วทุกช่วง

กรรมวิธีจำแนก
ลูกค้าอาจจะจัดแจงกับแบบฟอร์มหลายๆพันฉบับหากไม่น่าจะใช่ฟอร์มนับล้าน การเรียงอันดับจะช่วยให้สืบค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้โดยไม่ยุ่งยาก วิธีการจัดแถวไฟล์เป็นไปตามข้อบังคับเจาะจง ยกตัวอย่างเช่น จำพวกเอกสาร ผู้แต่ง วันที่ ใจความสำคัญ และอื่นๆ คุณสมบัติของโปรแกรมการจัดการนี้ช่วยลดณ เวลาและความพยายามของคุณสำหรับเพื่อการค้นหาฟอร์ม

การจัดเก็บไฟล์
รู้จักขั้นตอนนี้สองจำพวก – ที่ เก็บข้อมูล ในหน่วยงาน และบนคลาวด์ ล่าสุดบริษัทโดยมากเฟ้นแนวทางการดิจิทัลที่ไม่เป็นอันตรายกว่า ซึ่งซึ่งก็คือการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ภายหลังจากสองขั้นตอนการก่อนหน้าที่ผ่านมา ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ภายในตำแหน่งเดียวที่เรียกว่าฐานข้อมูล พึงระลึกไว้เสมอว่าภัยคุกคามความไม่มีอันตรายบนคลาวด์ ถ้าคุณเฟ้นกรรมวิธีการจัดเก็บไฟล์ด้วยวิธีแบบนี้

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th