เปิดเผยสูตรเด็ดที่เกี่ยวกับ คุณสมบัติของระบบเอกสาร ที่ใครก็ทำตามได้

คุณสมบัติของระบบเอกสาร DMS ที่ออกแบบมาอย่างดีควรมีคุณสมบัติและความสามารถบางอย่างเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจในองค์กร คุณสมบัติเหล่านี้อาจขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณหรือความสามารถของผู้ให้บริการ แต่โดยรวมแล้ว คุณสมบัติเหล่านี้จำเป็นต่อประสิทธิภาพคุณภาพของซอฟต์แวร์

1. การจัดเก็บเอกสารและการจัดองค์กร

คุณลักษณะที่ง่ายและสำคัญที่สุดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารแต่ละฉบับควรมีที่ของตัวเองในระบบ ยิ่งไปกว่านั้น โครงสร้างองค์กรควรมีความเป็นธรรมชาติ นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการมีอายุยืนยาวของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการฝึกอบรมได้มาก

2. การนำทางและการค้นหา

สิ่งนี้ใช้ได้กับบริษัทที่ลงทะเบียนเอกสารหลายร้อยฉบับต่อวันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงธุรกิจขนาดเล็กด้วย ขั้นตอนการค้นหาควรเรียบง่ายและครอบคลุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยมีคำหลักหรือแท็กให้เลือกมากมาย

3. ความปลอดภัยและการอนุญาต

พนักงานทุกคนของบริษัทอาจใช้เอกสารบางอย่างไม่ได้ เพื่อให้พนักงานบางคนสามารถโต้ตอบกับเอกสาร และห้ามไม่ให้บางคนแก้ไขหรือดูเอกสาร คุณต้องมีฟังก์ชันในการตั้งค่าการอนุญาตเฉพาะ

ในศตวรรษที่ 21 ความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยดิจิทัลและความปลอดภัยไม่สามารถประเมินค่าสูงไปได้ DMS ที่สมบูรณ์แบบมีคุณสมบัติการสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่งในกรณีที่เกิดการขัดข้องและล้มเหลว ตลอดจนคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเพื่อหลีกเลี่ยงการโจรกรรมข้อมูล

4. ความเข้ากันได้ของมือถือ

ไม่มีสิ่งใดให้ความยืดหยุ่นในแบบที่แอปพลิเคชันมือถือทำ การเปิดใช้งานความเข้ากันได้กับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตเป็นวิธีที่แน่นอนในการเร่งการดำเนินงานในบริษัท

5. ประวัติเอกสาร

คุณลักษณะที่ช่วยให้สามารถดูประวัติการแก้ไขของเอกสารและเรียกข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าได้ DMS ควรติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเอกสาร รวมถึงใครเป็นคนทำ เพื่อให้สามารถจัดการและควบคุมเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายขึ้นอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านฟังก์ชันของ DSM

ประโยชน์ 7 อันดับแรกของระบบจัดการเอกสาร

มีข้อดีเด่นหลายประการของการใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสาร DMS เช่น:

• ปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานเนื่องจากการดึงเอกสารได้ง่าย
• ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นในขณะนี้ซึ่งจะใช้เวลามากขึ้นในการสร้างสรรค์นวัตกรรมและการระดมความคิด
• มีความยืดหยุ่นในการทำงานทางไกล ซึ่งในปี 2563-2564 ได้รับแรงฉุดลากมากกว่าที่เคย

มาดูกันดีกว่าว่านักพัฒนาคนไหนเหมาะกับคุณ!รับรายการตรวจสอบ

• พื้นที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถเพิ่มจำนวนเงินได้พอสมควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเทศที่มีค่าเช่าสูงเช่นสหรัฐอเมริกาหรือสหภาพยุโรป การมีระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเงินในการจัดเก็บเอกสาร ในขณะเดียวกันก็หยุดการดูดซึมของสำนักงาน
• ฟังก์ชันสำรองและกู้คืนช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายหรือฉีกขาด เอกสารที่เป็นกระดาษอาจได้รับผลกระทบจากภัยธรรมชาติอื่นๆ เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม
• DMS ให้การเข้าถึงเอกสารในวงกว้างซึ่งขณะนี้มีอยู่ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะพิมพ์และจัดเก็บไว้ในห้องเดียวหรืออาคารเดียว
• การจัดระเบียบเอกสารที่ดีขึ้นส่งผลให้การจัดหมวดหมู่ดีขึ้น ด้วยการสร้างดัชนีที่มีประสิทธิภาพและคุณลักษณะการค้นหาที่ดี คุณสามารถค้นหาเอกสาร (หรือแม้แต่เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่คุณต้องการ) ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

จะเข้าใจได้อย่างไรว่าธุรกิจของคุณต้องการระบบจัดการเอกสาร

แม้แต่ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรขนาดเล็กก็เป็นสิ่งที่ช่วยชีวิต แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไร 100% ว่าบริษัทของคุณต้องการ DMS? คุณสมบัติของระบบเอกสาร

เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการเลือกซอฟต์แวร์นี้คือปริมาณเอกสารที่หลั่งไหลเข้ามาอย่างไม่สิ้นสุดซึ่งจะขยายใหญ่ขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ด้วย DMS คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะปลอดภัยและเข้าถึงได้ตลอดเวลาของวัน

อีกสัญญาณหนึ่งคือไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากคุณจำเป็นต้องร่างจดหมายโต้ตอบและภาพวาดเพื่อแนบไปกับเอกสารขาเข้าแต่ละฉบับ กล่าวคือ ระบบเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณไม่มีประสิทธิภาพและใช้เวลานาน

การจัดเก็บเอกสารดิจิทัล

เราแปลงเอกสารองค์กรของคุณเป็นธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ ติดตามได้ง่ายขึ้น และเข้าถึงได้เร็วกว่า การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลช่วยรักษากระบวนการเอกสารที่เสียหายซึ่งครอบงำบริษัทในปัจจุบัน ระบบบริการจัดการเอกสาร (DMS) ที่บันทึก บันทึก และเรียกค้นทั้งเอกสารกระดาษและเอกสารดิจิทัลสามารถให้ข้อได้เปรียบที่สำคัญหลายประการแก่ธุรกิจ ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ

คุณไม่เคยอยู่ในความมืดมนเมื่อพูดถึง K&Oด้วยการเข้ารหัสข้อมูลตลอดเวลา เรามอบความอุ่นใจให้กับคุณ ในการรักษาความปลอดภัยไฟล์ดิจิทัลที่สำคัญของคุณ K&O นำเสนอโซลูชันที่ปลอดภัย รวดเร็ว และเชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับเอกสารดิจิทัลของคุณ เราเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า เช่น รหัสผ่าน ข้อมูลทางการเงิน บันทึกสุขภาพ ฯลฯ อย่างปลอดภัย ด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งของ K&O คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของบริษัทของคุณจะปลอดภัย

• ลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บทางกายภาพ
• ปรับปรุงความปลอดภัย
• การตรวจสอบที่โปร่งใสและแข็งแกร่งยิ่งขึ้น
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้น
• การค้นหาและเรียกเอกสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

• การแบ่งปันและการทำงานร่วมกันที่ง่ายขึ้น
• การสำรองข้อมูลที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นและการกู้คืนที่อาจเกิดขึ้น
• ไม่ซ้ำซ้อนของข้อมูล
• ปรับปรุงการติดตามและอัปเดตประวัติเอกสาร
• ความชัดเจนของข้อมูล – การไม่จัดกลุ่มข้อมูลเนื่องจากวิธีการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล

การตรวจสอบเอกสารและการรักษาความปลอดภัย

ค้นพบระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลของเรา เราเสนอการเข้าถึงที่ปลอดภัยทุกที่ทุกเวลาและสำนักงานไร้กระดาษ องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารคือการรักษาความปลอดภัย ซอฟต์แวร์ในอุดมคติของเราจะนำเสนอการเข้ารหัสเอกสารที่แข็งแกร่ง การเข้าถึงตามบทบาท และมาตรการสนับสนุนอื่น ๆ เช่น – การทดลองตรวจสอบ การกำหนดผู้ใช้และบทบาท สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดเอง การเข้ารหัสเอกสาร และการจัดทำดัชนี

K&Oนำเสนอระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่เข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาและแบ่งปันเอกสารสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที เรามีการตรวจสอบเอกสารและการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อรับประกันความปลอดภัยของเอกสารที่เก็บไว้ทั้งหมด K&O ปกป้องงานของคุณด้วยแพลตฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ซึ่งออกแบบมาเพื่อมอบความคุ้มค่าสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ

โซลูชัน DMS ของเรายังให้การสนับสนุนอย่างไม่มีที่ติด้วยกลไกการเข้ารหัส SSL นอกจากนี้ยังอนุญาตให้แก้ไขความเป็นเจ้าของเอกสารโดยใช้รูปแบบการรักษาความปลอดภัยที่สามารถมอบหมายตามกฎหมายให้แลกเปลี่ยนและโอนเอกสารในพื้นที่ทำงาน

ระบบการจัดการ DMS ที่เข้าถึงได้

เราเสนอการสร้างพอร์ทัล DMS ในอุดมคติซึ่งมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่เรียบง่ายและนำทางไปยังเอกสารที่บันทึกแบบดิจิทัลทั้งหมดขององค์กรได้ง่าย แดชบอร์ดที่เรียบง่ายประกอบด้วยคุณสมบัติพื้นฐานทั้งหมดเช่นเดียวกับคุณสมบัติอื่นๆ เช่น กล่องขาเข้าของเอกสารที่กำหนดเอง การแจ้งเตือน การแจ้งเตือน แดชบอร์ดการรายงาน ตัวบ่งชี้สถานะเอกสาร โซลูชันระบบจัดการเอกสาร

• การอัปเดตเอกสารและการติดตามประวัติ
• การระบุสถานะการตรวจสอบเอกสาร
• การสร้างรายงานเอกสาร

• การอัปเดตเอกสารและการติดตามประวัติ
• การระบุสถานะการตรวจสอบเอกสาร
• การสร้างรายงานเอกสาร

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th