ประโยชน์หลัก การดูแลข้อมูล การจัดทำดัชนีเอกสาร องค์กร

การจัดทำดัชนีเอกสาร เอกสารเป็นทรัพย์สินที่สำคัญสำหรับทุก บริษัท ตามเนื้อผ้าเอกสารทางธุรกิจเป็นบันทึกกระดาษแข็ง”“ ใบแจ้งหนี้ใบเรียกเก็บเงินไฟล์บุคลากรและประเภทอื่น ๆ อีกมากมาย อย่างไรก็ตามธุรกิจในปัจจุบันมีเอกสารประเภทอื่น ๆ อีกมากมายที่ต้องจัดการรวมถึงไฟล์เสียงและวิดีโอ การผสมผสานระหว่างสื่อสำเนาและสื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบดั้งเดิมนี้ก่อให้เกิดความท้าทายอย่างยิ่งต่อองค์กรการบันทึกการดึงเอกสารการตัดสินใจและอื่น ๆ การจัดทำดัชนีเอกสารสามารถชดเชยข้อบกพร่องเหล่านั้นได้

การจัดทำดัชนีเอกสารคืออะไร?
การจัดทำดัชนีเอกสารในรูปแบบที่ง่ายที่สุดหมายถึงวิธีการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารสำหรับการเรียกค้นในภายหลังโดยอาศัยระบบตรรกะบางอย่าง อย่างไรก็ตามในโลกปัจจุบันหมายถึงการแปลงเป็นดิจิทัลและการจัดระเบียบเอกสารเพื่อให้เรียกค้นและเข้าถึงได้ง่าย ในระบบการสร้างภาพและการจัดทำดัชนีเอกสารเอกสารที่เป็นสำเนาใด ๆ จะถูกสแกนและเปลี่ยนเป็นภาพดิจิทัล รูปภาพนี้อาจเป็นไฟล์คงที่หรืออาจเปลี่ยนเป็นเอกสารที่แก้ไขได้ตามความต้องการในอนาคตทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเอกสารที่เป็นปัญหา

ประโยชน์ 7 ประการ
อย่างที่คุณอาจจินตนาการได้ว่าการจัดทำดัชนีเอกสารมีประโยชน์ไม่น้อยสำหรับธุรกิจทุกขนาด ประโยชน์ที่สำคัญที่สุด 7 ประการมีดังนี้:

การจัดเก็บ ”“ การจัดเก็บเอกสารสำเนาต้องใช้พื้นที่และพื้นที่ดังกล่าวไม่สามารถใช้ทำอย่างอื่นได้ การจัดทำดัชนีเอกสารในระบบดิจิทัลต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นสำหรับสื่อจัดเก็บข้อมูล (โดยทั่วไปเป็นเพียงคอมพิวเตอร์)
เข้าถึง ”“ การเข้าถึงไฟล์สำเนาที่จัดเก็บไว้อาจใช้เวลาหลายวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบันทึกของคุณถูกเก็บไว้นอกสถานที่ การจัดทำดัชนีเอกสารดิจิทัลช่วยให้คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที
การตัดสินใจ ”“ บ่อยครั้งการตัดสินใจที่สำคัญต้องทำโดยอาศัยข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารที่จัดเก็บไว้ หากคุณไม่พบเอกสารของคุณหรือใช้เวลาหลายวันในการเข้าถึงเอกสารการตัดสินใจของคุณจะช้าลง ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อ บริษัท ของคุณ การจัดทำดัชนีเอกสารดิจิทัลช่วยเร่งกระบวนการตัดสินใจของคุณอย่างรวดเร็ว
ไม่มีการค้นหาด้วยตนเอง ”“ การค้นหาเอกสารที่จัดเก็บไว้ต้องใช้การค้นหาด้วยตนเอง มีคนเข้าใช้พื้นที่ไฟล์แล้วเสียเวลาอันมีค่าไปกับการขุดคุ้ย ด้วยเอกสารที่จัดทำดัชนีแบบดิจิทัลคุณสามารถค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายผ่านการค้นหาแบบข้อความ
การไหลของข้อมูล ”“ เอกสารสำเนาแข็งทำให้การไหลของข้อมูลผ่านธุรกิจของคุณช้าลงส่งผลกระทบต่อทุกด้านของ บริษัท ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสารดิจิทัลข้อมูลนั้นจะไหลด้วยความเร็วของอิเล็กตรอน
การรักษาความรู้ / ข้อมูล ”“ เอกสารกระดาษไม่คงอยู่ หลายสิ่งสามารถสร้างความเสียหายหรือทำลายสิ่งเหล่านั้นได้ เอกสารที่สูญหายแต่ละฉบับเป็นความรู้และข้อมูลที่คุณไม่มีอีกต่อไป การจัดทำดัชนีเอกสารช่วยปกป้องข้อมูลอันล้ำค่านั้น
การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น ”“ การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆและทีมผู้บริหารในธุรกิจของคุณมีความสำคัญ แต่อาจเป็นเรื่องยากหากคุณต้องใช้เอกสารกระดาษ เอกสารดิจิทัลสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายถ่ายโอนได้อย่างง่ายดายและดูได้อย่างง่ายดายทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนสามารถอยู่ในหน้าเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน
การจัดทำดัชนีเอกสารเป็นวิธีแก้ปัญหาในระยะยาวสำหรับปัญหาการจัดเก็บเอกสารการจัดระเบียบการป้องกันและการเข้าถึง บริษัท ใด ๆ ไม่ว่าจะขนาดใดหรืออุตสาหกรรมใดควรจะได้รับประโยชน์มากมายเหล่านั้น
ในโลกของธุรกิจคุณอาจสับสนระหว่างคำศัพท์และแนวคิดที่คล้ายกันได้ง่าย ตัวอย่างเช่นการจัดการข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล”“ ดูเหมือนจะค่อนข้างคล้ายกันอย่างน้อยก็บนพื้นผิว อย่างไรก็ตามมีความแตกต่างที่สำคัญบางประการที่นี่ จริงๆแล้วพวกเขาไม่เหมือนกันเลย สำหรับผู้จัดการและผู้มีอำนาจตัดสินใจในธุรกิจการรู้ถึงความแตกต่างมีความสำคัญ การจัดทำดัชนีเอกสาร

ความแตกต่างระหว่างแนวคิดเหล่านี้
การจัดการข้อมูลไม่มีอะไรมากไปกว่าการใช้ข้อมูลที่คุณมีให้คุณ ในทางกลับกันการจัดการฐานข้อมูลคือการบำรุงรักษาและการจัดการ “œbox” ที่เก็บข้อมูลนั้น

จริงๆแล้วคุณสามารถเปรียบเทียบระหว่างการใช้ร่างกายของคุณกับแพทย์ได้ คุณรู้วิธีขยับแขนเดินวิ่งพูดและกินอาหาร คุณใช้ข้อมูล (โดยไม่รู้ตัว) เพื่อทำสิ่งนี้ สมองของคุณควบคุมแขนขาการหายใจความเร็วและอื่น ๆ ในขณะเดียวกันก็ให้คุณคิดเรื่องอื่นไปพร้อม ๆ กัน นี่คือการจัดการข้อมูล คุณกำลังใช้ข้อมูลเพื่อควบคุมร่างกายของคุณ

ในทางกลับกันแพทย์ของคุณรู้วิธีดูแลและรักษาร่างกายของคุณ เขาหรือเธอก็เหมือนช่างซ่อมรถของคุณ”“ ปรับแต่งร่างกายของคุณเมื่อเกิดปัญหาขึ้น อย่างไรก็ตามเขาไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการใช้ร่างกายของคุณและวิธีการที่จิตใจของคุณใช้งานแขนขาและคุณลักษณะของคุณ

การนำแนวคิดเหล่านี้ไปใช้กับธุรกิจของคุณ
ความต้องการในการจัดการข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล ของคุณแตกต่างกัน คุณต้องมีบุคคลสองคนที่แตกต่างกันที่นี่”“ หนึ่งคนเพื่อจัดการกับความต้องการในการจัดการข้อมูลของคุณและอีกคนหนึ่งเพื่อดูแลและจัดการฐานข้อมูล เพื่อความชัดเจนพวกเขาสามารถทำได้โดยคน ๆ เดียว แต่บุคคลนั้นต้องการทั้งสองชุดทักษะ เนื่องจากการจัดการข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูลแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงการทำทั้งสองอย่างจึงต้องมีการฝึกอบรมการศึกษาและประสบการณ์ที่สำคัญ

ผู้จัดการข้อมูลเข้าใจเป้าหมายภารกิจและธุรกิจขององค์กรของคุณเช่นกัน เขาหรือเธอรู้ว่า บริษัท หรือองค์กรของคุณให้บริการอะไรแก่ลูกค้า และ ลูกค้าและวิธีการใช้บริการหรือผลิตภัณฑ์เหล่านั้น นอกจากนี้ผู้จัดการข้อมูลของคุณ จะรู้อย่างชัดเจนว่าข้อมูลขององค์กรของคุณสามารถนำไปใช้เพื่อปรับปรุงสิ่งต่างๆที่ทำให้เป้าหมายของคุณดีขึ้นได้อย่างไรรวมถึงการระบุโอกาสใหม่ ๆ การปรับปรุงที่สำคัญในการสื่อสารการส่งเสริมการตลาดและอื่น ๆ

ในทางกลับกันตัวจัดการฐานข้อมูลของคุณจะรู้ถั่ว และ สลักเกลียวของซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลหรือแพลตฟอร์มของคุณ เขาหรือเธอรู้ว่าเทคโนโลยีมีผลต่อข้อมูลของคุณและการจัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูลนั้นอย่างไร ผู้จัดการฐานข้อมูลของคุณยังรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมสำหรับการจัดการฐานข้อมูลและข้อมูลวิธีการรวมโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันและวิธีการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลสำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้องหรือสมาชิกผู้บริหารทั่วทั้งองค์กรของคุณ

อย่างที่คุณเห็นการจัดการข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูลนั้นแตกต่างกันมาก เนื่องจากทักษะที่แตกต่างกันที่จำเป็นในที่นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณมีบุคคลแยกกันสำหรับแต่ละบทบาทในองค์กรของคุณ การค้นหาบุคคลหนึ่งคนที่มีความรู้ การฝึกฝนประสบการณ์และความสามารถในการติดตามข่าวสารทั้งสองด้านเป็นเรื่องยากที่จะทำได้ ใช้เวลาที่จำเป็นวิเคราะห์ความต้องการของคุณและจ้างมืออาชีพที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณ
กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท ในโลกแห่งการแข่งขันในปัจจุบัน ระบบอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนความแม่นยำที่มากขึ้นความซับซ้อนน้อยลงและผลประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้กับความต้องการทางธุรกิจได้หลายอย่างรวมถึงบัญชีเจ้าหนี้ การสแกนและประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดมีข้อดีและประโยชน์มากมาย

ทำไมระบบอัตโนมัติจึงเป็นมากกว่าการเอาท์ซอร์ส
การเอาท์ซอร์สกลายเป็นวิธีที่ยอมรับกันทั่วโลกในการลดต้นทุนการดำเนินงานภายในธุรกิจโดยไม่ต้องเสียสละผลผลิตหรือผลกำไร อย่างไรก็ตามไม่ใช่โดยไม่มีความเสี่ยงและเมื่อพูดถึงบัญชีเจ้าหนี้ความเสี่ยงเหล่านั้นอาจมีความสำคัญมาก ใบแจ้งหนี้ที่ใส่ผิดข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่หายไปการออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าและผู้ให้บริการภายนอกที่ไม่ได้คำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท ของคุณเป็นเพียงความเสี่ยงบางประการเท่านั้น เพื่อต่อสู้กับความเสี่ยงเหล่านั้น บริษัท หลายแห่งได้เลือกที่จะไม่จ้างบุคคลภายนอกที่ต้องการบัญชีเจ้าหนี้ของตน ซึ่งอาจมีความเสี่ยงและสามารถเพิ่มต้นทุนการดำเนินงานของคุณได้มาก ทางออกที่ดีกว่าคือการสแกนและประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

อย่างที่คุณเห็นการจัดการข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูลนั้นแตกต่างกันมาก เนื่องจากทักษะที่แตกต่างกันที่จำเป็นในที่นี้ขอแนะนำ อย่างยิ่งให้คุณมีบุคคลแยกกันสำหรับแต่ละบทบาทในองค์กรของคุณ การค้นหาบุคคลหนึ่งคนที่มีความรู้การฝึกฝนประสบการณ์และความสามารถในการติดตามข่าวสารทั้งสองด้านเป็นเรื่องยากที่จะทำได้ ใช้เวลาที่จำเป็นวิเคราะห์ความต้องการของคุณและจ้างมืออาชีพที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณ
กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท ในโลกแห่งการแข่งขันในปัจจุบัน ระบบอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนความแม่นยำที่มากขึ้นความซับซ้อนน้อยลงและผลประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้กับความต้องการทางธุรกิจได้หลายอย่างรวมถึงบัญชีเจ้าหนี้ การสแกนและประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดมีข้อดีและประโยชน์มากมาย

ทำไมระบบอัตโนมัติจึงเป็นมากกว่าการเอาท์ซอร์ส
การเอาท์ซอร์สกลายเป็นวิธีที่ยอมรับกันทั่วโลกในการลดต้นทุนการดำเนินงานภายในธุรกิจโดยไม่ต้องเสียสละผลผลิตหรือผลกำไร อย่างไรก็ตามไม่ใช่โดยไม่มีความเสี่ยงและเมื่อพูดถึงบัญชีเจ้าหนี้ความเสี่ยงเหล่านั้นอาจมีความสำคัญมาก ใบแจ้งหนี้ที่ใส่ผิดข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่หายไปการออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าและผู้ให้บริการภายนอกที่ไม่ได้คำนึงถึงผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท ของคุณเป็นเพียงความเสี่ยงบางประการเท่านั้น เพื่อต่อสู้กับความเสี่ยงเหล่านั้น บริษัท หลายแห่งได้เลือกที่จะไม่จ้างบุคคลภายนอกที่ต้องการบัญชีเจ้าหนี้ของตน ซึ่งอาจมีความเสี่ยงและสามารถเพิ่มต้นทุนการดำเนินงานของคุณได้มาก ทางออกที่ดีกว่าคือการสแกนและประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th