คำถามเกี่ยวกับ การจัดการเอกสาร ที่คุณแก้ไขแล้วหมดห่วง

โปรแกรม การจัดการเอกสาร เมื่อหน่วยงานของคุณถึงขนาดที่เจาะจง คุณจะไม่อาจจะพึ่งพาระบบการจัดการฟอร์มไฟล์และโฟลเดอร์แบบเดิมที่ทุกท่านใช้ในศตวรรษที่ 20 ปัจจุบันนี้บริษัทจำนวนมากขึ้นปฏิบัติงานจากระยะไกลและผู้คนจำนวนมากขึ้นทำงานแบบเขยื้อน สิ่งจำเป็นคือจะต้องมีระบบการจัดการแบบฟอร์มที่เอาไปใช้จากเทคโนโลยีคลาวด์และบรอดแบนด์

โซลูชันการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ช่วยให้องค์กรสามารถแยกประเภทปันข้อมูลกับพนักงานของตัวเองได้ เพื่อที่จะให้แน่ใจว่าทุกท่านมีข้อมูลตอนนี้และเป็นปัจจุบันนี้ที่สุด และมีสิทธิ์เข้าถึงแนวทางล่าสุดและเคล็ดลับปฏิบัติที่ยอดเยี่ยม

แต่คุณจะเลือกโซลูชันที่เหมาะสมเพื่อองค์กรของคุณอย่างไร ในบทความนี้ พวกเราจะกล่าวถึงโซลูชันการจัดการแบบฟอร์ม 10 ก่อนอื่น และช่วยให้ท่านรู้ว่าโซลูชันใดจะเหมาะกับประเภทหน่วยงานของคุณ

โซลูชันการจัดแจงเอกสาร 10 ก่อนอื่น
มีโซลูชันการจัดการฟอร์มหลายประเภทให้คัดเลือก นี่คือ 10 สิ่งที่พวกเราปรากฏสูงที่สุดในงานของเรา

SharePoint
Microsoft SharePoint เป็นระบบทั่วไปสำหรับในการจัดเก็บและจัดแจงฟอร์ม เนื่องจากว่าเป็นส่วนหนึ่งส่วนใดของ Microsoft ก็เลยรวมเข้ากันกับผลิตภัณฑ์ Office ต่างๆ ได้อย่างไม่ยากเย็น รวมถึง Word, Excel และ PowerPoint

เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ช่วยทำให้สามารถทำงานร่วมกันและแยกประเภทปันได้ตลอดจนการเข้าถึงวัสดุเคลื่อน มีรับฟังก์ชันเต็มแบบอย่างและอันดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน เพราะเหตุนี้คุณก็เลยมั่นใจได้ว่าทุกท่านเข้าถึงเฉพาะเจาะจงข้อมูลที่จะต้องเป็นเท่านั้น

ข้อเสีย ในขณะที่ SharePoint ออกจะอดทน แต่จึงควรใช้การตั้งค่าปริมาณมาก ซึ่งแปลว่าคุณควรต้องได้รับความช่วยเหลือเกื้อกูลจากนักปรับปรุง หากไม่น่าจะใช่กลุ่มนักปรับปรุงทั้งหมด เพื่อจะปรับปรุงแพลตเอกสาร คุณคงจะจำเป็นจะต้องจ้างนักพัฒนา SharePoint เจาะจงเพื่อสร้างยอมรับฟังก์ชันซอฟต์แวร์สำหรับการใช้งานของคุณ

Google ไดรฟ์/G Suite
Google ไดรฟ์/G Suite เป็นระบบจัดแจงเอกสารบนคลาวด์ที่ใช้งานได้จริงแทน Office มีซอฟต์แวร์ประเมินผลคำ สเปรดชีต ผู้ผลิตสไลด์และแอปอื่นๆ อาทิเช่น ผู้สร้างเว็บ ซอฟต์แวร์สเก็ตช์/ระบายสี และการทำแผนที่ความนึกคิด เป็นต้น G Suite เป็นการอัปเกรดเป็น Google ไดรฟ์แบบชำระเงิน และบอกต่อเพื่อองค์กรที่มีบุคลากรมากมายยิ่งกว่าสองคน

G Suite ให้คุณแชร์โฟลเดอร์เอกสารในบัญชีทั่วทั้งบริษัท โดยกำหนดว่าบุคคลใดบ้างที่เข้าถึงเนื้อหาพวกนั้นได้ เป็นต้นว่า ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจมีโฟลเดอร์ของตนเองเองที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดไม่สามารถที่จะมองเห็นได้ และในทางตรงกันข้าม

คุณสามารถมีพื้นที่เก็บข้อมูลและผู้ใช้ไม่จำกัด ติดตามความเคลื่อนไหวในฟอร์ม และสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโดยอัตโนมัติ รวม G Suite เข้ากับบริการอย่าง Zapier หรือ IFTTT แล้วคุณเพิ่มฟีเจอร์การจัดการงานอัตโนมัติเติมอีกได้

กล่อง
Box for Business เป็นอีกหนึ่งระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบรวมศูนย์เพื่อธุรกิจขนาดเล็ก เป็นเซิร์ฟเวอร์เบื้องต้นที่ปฏิบัติงานเข้าร่วมกับ Adobe, Slack, G Suite, Office 365 และแอปพลิเคชันอื่นๆ คุณสามารถดำเนินการงานร่วมกับคนอื่นๆ ซิงโครไนซ์ความเคลื่อนไหวใดๆก็ตาม และแม้กระทั่งเทียบประวัติเวอร์ชันเพื่อที่จะเปรียบเทียบเอกสารเวอร์ชันเก่าและใหม่

คุณยังสามารถเปิดและตรวจสอบเอกสารด้านใน Box ได้ คุณจึงไม่ควรต้องดาวน์โหลดฟอร์มก่อนอ่านหรือแก้ไข คุณแค่เพียงจำเป็นจะต้องเสริมเติม Box Edit เพื่อที่จะให้สามารถทำเช่นนั้นได้

ข้อบกพร่องคือควรต้องใช้ยอมรับฟังก์ชันเพิ่มเติมในการปรับปรุงฟอร์มแค่นั้น สิ่งนี้ถูกรวมเข้ากับสิ่งต่าง ๆ ดังเช่น Google Drive และระบบการจัดการแบบฟอร์มอื่นๆ Box มิได้สร้างขึ้นเพื่อจะจัดการการยืนยันหรือการตรวจดู และไม่สามารถติดตามการฝึกฝนอบรมบุคลากรได้

Box เหมาะสำหรับจัดเก็บฟอร์มและทำให้พร้อมใช้งาน แต่ถ้าคุณต้องการโปรแกรมการจัดแจงแนวนโยบายหรือที่จัดเก็บการจัดแจงฟอร์มที่มากมายยิ่งกว่ากล่องกระดาษแข็ง Box ก็ไม่น่าใช่ระบบในอุดมคติเพื่อคุณ

ด็อกคิโอ
Dokkio คือโซลูชันการจัดการเอกสารที่นำไฟล์ทั้งหมดของคุณมารวมกันในอินเทอร์เฟซเว็บไซต์เดียว ไม่ว่าจะเก็บเอาไว้ภายใน DropBox, Box, Google Drive หรือ Microsoft OneDrive ตลอดจนแบบฟอร์มที่แชร์ใน Slack หรือผ่านเนื้อความ Gmail

คุณสามารถค้นหาหาแบบฟอร์มต่างๆ ในแพลตแบบฟอร์ม Dokkio ทั้งสิ้นได้พร้อมกัน รวมถึงตามบริบททางธุรกิจ คุณยังสามารถจัดระบบไฟล์ตามแท็กที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเป็นหมวดหรือบริบททางธุรกิจได้ในหลังจากนั้น และ Dokkio ใช้แมชชีนเลิร์นนิงและสติปัญญาประดิษฐ์เพื่อจะนำเสนอและวางไฟล์ลงในหมวดและบริบทอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ การจัดการแบบฟอร์ม

ท้ายที่สุด Dokkio ให้ท่านถ่ายโอนไฟล์ขณะแพลตเอกสาร คัดลอกไฟล์จาก Slack ไปยังบัญชี Google Drive ของคุณโดยไม่จำเป็นที่จะต้องดาวน์โหลดน้อยลงcomputerก่อน

นี่เป็นเพียงระบบการจัดแจงแบบฟอร์มแค่นั้น ไม่อนุญาตให้คุณจัดแจงการบังคับการเวอร์ชัน ทำงานด้วยกัน สร้างเวิร์กโฟลว์ หรือติดตามลายเซ็น

Rubex โดย eFileCabinet
แพลตฟอร์มของ Rubex เสนอแนะคุณลักษณะต่างๆ ไม่น้อยเลยทีเดียว รวมทั้งการแชร์ไฟล์อย่างไม่มีอันตราย เหมือนกันกับการเข้ารหัส ซึ่งหมวดหมู่เขาเข้าร่วมมือกับผู้ให้บริการรายอื่นเพื่อเสนอแนะ Rubex ยังมีการควบคุมเวอร์ชัน โดยจะบันทึกเอกสารทุกเวอร์ชันเมื่อแก้ไข การรวมเข้ากันกับ Microsoft Office, QuickBooks และ SalesForce; การเข้าถึงลำดับผู้บริโภค และแอปพลิเคชั่นมือถือ

คุณยังสามารถติดตามความเคลื่อนไหวผ่านบันทึกการตรวจดู ซึ่งจะส่อให้เห็นทุกการกระทำของลูกค้าทุกคน พร้อมประทับวันที่และช่วง ที่ชั้นเชิงมูลค่าและราคา Business หรือ Unlimited Rubex ยังเกิดการอนุมัติจากผู้จัดการและผู้ดูแลระบบและระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ด้านบวก อินเทอร์เฟซใช้งานไม่ยาก เพราะว่าราวกับกล่องจดหมายอีเมลและมีการนำทางในหน้าตาเดียวกัน ข้อเสีย ผู้ซื้อใหม่คงควรต้องใช้ตอนและการฝึกฝนอบรมเพิ่มอีกเพื่อจะทำความเข้าใจส่วนต่างๆ ของอินเทอร์เฟซ

PowerDMS
แพลตเอกสารการจัดการนโยบาย PowerDMS ช่วยให้ท่านสร้างการเชื่อมต่อที่มีชีวิตตอนนโยบาย การฝึกหัดอบรม และการยืนยัน ระบบบนคลาวด์ช่วยทำให้สามารถสร้างหลักการและทำงานร่วมกัน ควบคุมเวอร์ชัน แจกจ่ายทั่วทั้งหน่วยงาน ฟังก์ชันวัสดุเคลื่อนสำหรับเพื่อการเข้าถึงแต่ละวันตลอด 24 ชั่วโมง การติดตามลายเซ็น และอื่นๆ

เนื่องจากว่า PowerDMS ถูกผลิตขึ้นโดยคิดถึงภาคบริการสาธารณะ มันจึงสามารถจัดแจงเนื้อหาได้มากมาย เช่น หมายศาล BOLO บันทึกช่วยจำ แผนที่ และคำบัญชา นอกจากนี้นี้ยังสามารถจัดการนโยบายและแนวทางการใหม่ในการชมแลสุขภาพ เทศบาล อัคคีภัย/ฉุกเฉิน และธุรกิจโดยปกติ นอกจากนี้นี้ยังมีการช่วยเหลือในการใช้งาน การฝึกหัดอบรมออนไลน์ และทีมบริการคนซื้อในสหรัฐฯ ด้วยคะแนนความสนใจของผู้ซื้อ 97%

แพลตฟอร์ม PowerDMS นำเสนอการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านวัสดุที่หลากหลาย เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติที่เกิดการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การติดตามลายเซ็น และการแพร่ระบาดอัตโนมัติ การสั่งการเวอร์ชันและการเปรียบแบบเคียงข้างกัน และการผสานรวมกับสินค้า Microsoft Office และ Adobe ตัวอย่างเช่น PDF

ด้านลบ PowerDMS ไม่น่าจะใช่ผู้ให้บริการรายละเอียด ดึงบทความอุตสาหกรรมและหน่วยงานเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ดีเยี่ยมที่สุด แต่พวกเรามีผู้ส่งเสริมด้านเนื้อหาที่สามารถให้ข้อมูลชนิดนั้น ให้คุณสมัครรับเนื้อหานโยบายที่เกี่ยวพันจากผู้เผยแพร่ที่มากมาย

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th