เทคนิคสำหรับการดูแลรักษา กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูล ด้วยตัวคุณ

กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูล ด้วยแรงกดดันใหม่ๆ ที่นำมาใช้โดย กฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคลของผู้บริโภค ของสหภาพยุโรป และความพยายามล่าสุดของรัฐในการดำเนินการเช่นเดียวกัน (เช่น California Consumer Privacy Act ) องค์กรต่างๆ กำลังทบทวนประสิทธิภาพของโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลและข้อมูลของตน แม้ว่ากฎหมายและระเบียบข้อบังคับอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและขนาดของบริษัท แต่ส่วนใหญ่ดำเนินการเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภคโดยกำหนดมาตรฐานทางเทคนิคและธรรมาภิบาล ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยบทลงโทษที่รุนแรงสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คำสั่งประเภทนี้ยังแนะนำหน้าที่ในการทำลายข้อมูลเมื่อไม่ได้ทำหน้าที่ตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมายอีกต่อไป สำหรับหน่วยงานที่คุ้นเคยกับการใช้ประโยชน์จากการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลราคาถูก ความรับผิดชอบใหม่นี้มีอุปสรรคด้านลอจิสติกส์มากมาย อย่างไรก็ตาม การใช้รั้วกั้นดังกล่าวเปิดโอกาสให้มีการกำกับดูแลที่ดีขึ้นทั่วทั้งองค์กร สร้างรายได้จากวงจรชีวิตของสินทรัพย์ข้อมูล และส่งเสริมความสัมพันธ์ที่น่าเชื่อถือซึ่งสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 7 ข้อที่จะช่วยเตรียมข้อมูลของคุณเพื่อรองรับกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูล :

1. กำหนดตารางการเก็บรักษาโดยอัตโนมัติ

ข้อกำหนดทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นรากฐานที่สำคัญของโปรแกรมการกำกับดูแลกิจการ อย่างไรก็ตาม การติดตามกฎหมายของรัฐ สหพันธรัฐ และกฎหมายระหว่างประเทศจำนวนมากที่ส่งผลกระทบต่อนโยบายข้อมูลภายในของคุณอาจเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ พิจารณาใช้ประโยชน์จากโซลูชันซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) เพื่อรักษาความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเจ้าหน้าที่ด้านกฎหมายให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงการอ้างอิงล่าสุดของคำแนะนำที่เหมาะสมเหล่านี้ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณทำลายและล้างข้อมูลที่มีราคาสูงได้อย่างป้องกันได้ ซึ่งไม่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอีกต่อไป

2. ครอบคลุมทรัพย์สินของคุณ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดใหม่หมายความว่าการรู้ประเภทบันทึกที่คุณเก็บไว้ไม่เพียงพอ ตอนนี้ คุณยังต้องตระหนักถึงระบบที่พวกมันถูกเก็บไว้ และข้อมูลนั้นไหลเวียนระหว่างกันอย่างไร นั่นเป็นเหตุผลที่หัวหน้าเจ้าหน้าที่ข้อมูลและสถาปนิกองค์กรหันมาใช้เครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ที่ไม่เพียงแต่ทำการวินิจฉัยบนสแต็กแอปพลิเคชันเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาสามารถจัดทำรายการคุณลักษณะและกำหนดกระบวนการที่เกี่ยวข้องซึ่งให้ข้อมูลการวางแผนเชิงกลยุทธ์ในระยะยาว เครื่องมือเช่นนี้ยังสนับสนุนการใช้เหตุผลเข้าข้างตนเอง ซึ่งจะช่วยในการจัดประเภทและกำจัดข้อมูลที่ไม่จำเป็น

3. แนะนำถังใหญ่

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการบังคับใช้การเก็บรักษาทั่วทั้งองค์กรคือ “ตัวกระตุ้นเหตุการณ์” ซึ่งทำให้องค์กรเก็บบันทึกบางอย่างได้ยากขึ้น ตัวอย่างเช่น ไฟล์พนักงานอาจถือ “x” ปีหลังจากเหตุการณ์การเลิกจ้าง กลยุทธ์ Big Bucket ช่วยให้คุณลดความซับซ้อนและจัดกลุ่มเรคคอร์ดเข้าด้วยกัน แนวทางนี้สนับสนุนการทำลายอย่างมีประสิทธิภาพแต่ต้องรับความเสี่ยงไปพร้อม ๆ กัน ทำงานร่วมกับพันธมิตรด้านการกำกับดูแลของคุณเพื่อกำหนดมาตรฐานที่สมเหตุสมผลสำหรับนโยบาย Big Bucket และวัดระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ที่บริษัทของคุณยินดีรับเพื่อบรรลุผลประโยชน์ด้านต้นทุนและประสิทธิภาพ

4. บังคับใช้การถือครองตามกฎหมาย 

การทำความสะอาด data lake และ silos ข้อมูลของคุณเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยงคือการดำเนินการในการทำลายที่ป้องกันได้ แต่ยังต้องการความตระหนักในการระงับทางกฎหมายที่โดดเด่น บริษัทที่แอบอ้างหลักฐานที่อยู่ภายใต้การถือครองทางกฎหมาย แม้จะไม่มีความอาฆาตพยาบาท ก็อาจถูกปรับและถูกตัดสินให้ถูกตัดสินโดยอนุมานว่าด้วยการฟ้องร้องเรียกค่าเสียหาย ซึ่งส่งผลให้เกิดการตัดสินที่ไม่เอื้ออำนวย นอกจากนี้ การกำกับดูแลบันทึกภายใต้การเก็บรักษาข้อมูลที่ดีไม่เพียงแต่สมเหตุสมผลทางกฎหมาย แต่ยังช่วยในการระบุโอกาสในการทำลายที่ป้องกันได้ การลดต้นทุน และการลดความเสี่ยงได้ดียิ่งขึ้น

5. เปิดใช้งานการวิเคราะห์ไฟล์

สิ่งที่ยุ่งยากเกี่ยวกับกฎหมายใหม่ เช่น California Consumer Privacy Act (CCPA) ก็คือ พวกเขาต้องการให้บริษัทต่างๆ ค้นหาและผลิตข้อมูลสำหรับผู้บริโภคไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม นั่นอาจเป็นการทดสอบที่ยุ่งยากสำหรับหลายหน่วยงานที่มีที่เก็บหลายร้อยหรือหลายพันแห่ง เครื่องมือวิเคราะห์ไฟล์ขั้นสูงสามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณได้โดยตรง และระบุข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและสามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ล้าสมัยและไม่สำคัญ (ROT) ที่อุดตันระบบของคุณ เครื่องมือเหล่านี้สร้างผลตอบแทนจากการลงทุนที่จับต้องได้ (ROI) ซึ่งสะท้อนว่ากลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลทำงานอย่างไรเพื่อประโยชน์ขององค์กรของคุณ

6. ยอมรับการโยกย้ายเนื้อหา

เว้นแต่คุณจะอาศัยอยู่ในบ้านหลังเดียวตลอดชีวิต คุณอาจเคยประสบกับกระบวนการระบายของการทำความสะอาดสิ่งที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการย้าย การนำระบบการจัดการเนื้อหาใหม่เข้ามาไม่แตกต่างกันมากนัก และเป็นโอกาสพิเศษที่จะนำการเก็บรักษาข้อมูลของคุณ ทิ้ง ROT และจัดหาทรัพยากรความรู้ที่แม่นยำยิ่งขึ้นให้กับพนักงาน กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูล

7. อบด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การกำกับดูแลข้อมูลไม่ใช่ข้อเสนอที่ “ทำเสร็จแล้ว” เป็นวินัย “ล้างและทำซ้ำ” ที่จะใช้งานได้เมื่อผู้บริหารมั่นใจว่าวัฒนธรรมองค์กรจะพร้อมสำหรับการขับขี่ ทุกวันนี้ ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลมีความสำคัญสำหรับผู้จ้างใหม่ทุกคน แนวคิดเช่นการเก็บรักษาบันทึก การปกป้องข้อมูล และความเป็นส่วนตัวควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนการฝึกอบรมขององค์กรด้วยการเสริมกรอบนโยบายและชุดเครื่องมือด้วยประเภทของแนวทางการกำกับดูแลข้อมูลที่ระบุไว้ในที่นี้ เราสามารถช่วยให้พนักงานของเราฝึกฝนทักษะความรู้ของตนได้ดีขึ้น บรรลุการทำลายที่ป้องกันได้ และปรับปรุงผลการตรวจสอบ ที่จริงแล้ว เรากำลังปกป้องธุรกิจของเราในอนาคตจากการถูกโจมตีของข้อมูลและการละเมิดความเป็นส่วนตัวเกือบทุกวัน ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด การกำกับดูแลข้อมูลเป็นแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์นั้น

การตรวจสอบเอกสารและการรักษาความปลอดภัย

ค้นพบระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลของเรา เราเสนอการเข้าถึงที่ปลอดภัยทุกที่ทุกเวลาและสำนักงานไร้กระดาษ องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารคือการรักษาความปลอดภัย ซอฟต์แวร์ในอุดมคติของเราจะนำเสนอการเข้ารหัสเอกสารที่แข็งแกร่ง การเข้าถึงตามบทบาท และมาตรการสนับสนุนอื่น ๆ เช่น – การทดลองตรวจสอบ การกำหนดผู้ใช้และบทบาท สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดเอง การเข้ารหัสเอกสาร และการจัดทำดัชนี

K&Oนำเสนอระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่เข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาและแบ่งปันเอกสารสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที เรามีการตรวจสอบเอกสารและการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อรับประกันความปลอดภัยของเอกสารที่เก็บไว้ทั้งหมด K&O ปกป้องงานของคุณด้วยแพลตฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ซึ่งออกแบบมาเพื่อมอบความคุ้มค่าสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ

โซลูชัน DMS ของเรายังให้การสนับสนุนอย่างไม่มีที่ติด้วยกลไกการเข้ารหัส SSL นอกจากนี้ยังอนุญาตให้แก้ไขความเป็นเจ้าของเอกสารโดยใช้รูปแบบการรักษาความปลอดภัยที่สามารถมอบหมายตามกฎหมายให้แลกเปลี่ยนและโอนเอกสารในพื้นที่ทำงาน กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูล

ระบบการจัดการ DMS ที่เข้าถึงได้

เราเสนอการสร้างพอร์ทัล DMS ในอุดมคติซึ่งมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่เรียบง่ายและนำทางไปยังเอกสารที่บันทึกแบบดิจิทัลทั้งหมดขององค์กรได้ง่าย แดชบอร์ดที่เรียบง่ายประกอบด้วยคุณสมบัติพื้นฐานทั้งหมดเช่นเดียวกับคุณสมบัติอื่นๆ เช่น กล่องขาเข้าของเอกสารที่กำหนดเอง การแจ้งเตือน การแจ้งเตือน แดชบอร์ดการรายงาน ตัวบ่งชี้สถานะเอกสาร โซลูชันระบบจัดการเอกสาร

• การอัปเดตเอกสารและการติดตามประวัติ
• การระบุสถานะการตรวจสอบเอกสาร
• การสร้างรายงานเอกสาร

• การอัปเดตเอกสารและการติดตามประวัติ
• การระบุสถานะการตรวจสอบเอกสาร
• การสร้างรายงานเอกสาร

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th