สำรวจด่วนกับเรื่องราวข้อบกพร่องของ เริ่มการพัฒนา DMS ให้ดียิ่งขึ้นที่ต้องรู้

เริ่มการพัฒนา DMS ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มุมมองมุมสูงเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะทางธุรกิจของคุณจะบอกคุณว่าส่วนประกอบใดที่ต้องมีและส่วนประกอบใดเป็นทางเลือก อย่างไรก็ตาม ยังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องชำระก่อนเริ่มการพัฒนาซอฟต์แวร์ระบบ DMS เพิ่มขั้นตอนเหล่านี้ลงในแผนงานโครงการของคุณ:

การปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแล

นอกเหนือจาก Role-Based Access Controls (RBAC), การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย, โปรโตคอลการอนุญาต และการเข้ารหัสข้อมูลที่เข้ารหัสอย่างแน่นหนาด้วยระบบพอร์ทัล DMS คุณต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการด้านสุขภาพต้องปฏิบัติตาม HIPAA บริษัทยาต้องปฏิบัติตาม FDA และผู้ค้าปลีกต้องปฏิบัติตาม PCI แต่ละบริษัทจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบางประเภท ดังนั้นงานของคุณคือการรักษาความปลอดภัยข้อมูลนี้ตามกฎการปกป้องข้อมูลของรัฐ

ประสบการณ์ผู้ใช้

DMS ของคุณควรทำงานตามที่ผู้ใช้คาดหวัง อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายมีมากกว่ารูปลักษณ์ มีภาระความรู้ความเข้าใจต่ำและไม่ได้ทำให้ผู้คนต้องหยุดและคิดเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างใดอย่างหนึ่ง ตั้งแต่การตั้งค่าเริ่มต้นและตลอดเส้นทางของผู้ใช้ อินเทอร์เฟซของคุณควรใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคทุกระดับ

อาจฟังดูง่าย แต่กระบวนการออกแบบต้องใช้เวลาและความเชี่ยวชาญ การวิจัย UX แนวคิด การสร้างต้นแบบ และการทดสอบผู้ใช้มีความสำคัญเท่าเทียมกันในการพัฒนาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร การข้ามขั้นตอนใดๆ เหล่านี้หมายความว่าคุณเสี่ยงที่จะเผชิญกับปัญหาในระยะหลังเมื่อเงินเดิมพันสูงขึ้นมาก

การรวมทีม

หากคุณไม่มีนักพัฒนาภายในองค์กร ให้จ้างทีมพัฒนาซอฟต์แวร์นอกสถานที่ นั่นเป็นวิธีที่คุณจะได้รับพรสวรรค์ด้านไอทีที่ดีที่สุดด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับโดเมนธุรกิจของคุณ ผู้จำหน่ายพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณจะดำเนินกิจกรรมการสรรหาและว่าจ้าง รวมถึงการคัดกรองและการสัมภาษณ์ทางเทคนิคทุกประเภท

หน้าที่หลักของระบบการจัดการเอกสาร

หากไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนว่า DMS สามารถให้อะไรกับคุณได้ คุณอาจไม่เห็นประโยชน์ในการพัฒนาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

ดังนั้นจึงเหมาะสมที่เราจะเริ่มต้นด้วยการระบุคุณสมบัติหลักของโซลูชันดังกล่าว คุณสามารถปรับให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดและคุณมีไฟล์ประเภทใด

• โครงสร้างไฟล์ตามลำดับ โครงสร้างเอกสารไม่ควรซับซ้อนเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับระบบที่มีโครงสร้างเป็นต้นไม้ นั่นคือเมื่อรายการสามารถเป็นไฟล์ โฟลเดอร์ หรือโฟลเดอร์ย่อย เป็นแนวทางที่สะดวกสบายที่สุดเนื่องจากเอกสารแต่ละฉบับมีเส้นทางที่เลียนแบบไม่ได้
• เครื่องมือค้นหาที่แข็งแกร่ง จำนวนไฟล์เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารให้ง่ายเพียงพอสำหรับการค้นหาไฟล์โดยใช้เกณฑ์ที่แตกต่างกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ เกณฑ์ควรประกอบด้วยชื่อ คลัสเตอร์ วันที่ แท็ก และเจ้าของ
• การติดแท็กที่ปรับแต่งได้และกฎการตั้งชื่อ ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้สามารถตั้งชื่อและเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ DMS ยังสามารถช่วยในการติดแท็กเนื้อหาและผู้แต่งได้ คุณลักษณะนี้ทำการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหามีความเกี่ยวข้อง
• ความเข้ากันได้กับแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ต่างๆ ประสบการณ์ของผู้ใช้บางส่วนขึ้นอยู่กับความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์ ผู้ใช้ในปัจจุบันใช้อุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ และแพลตฟอร์มที่หลากหลาย เมื่อผู้คนทำงานจากที่บ้านเนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 การจัดหาเครื่องมือสำหรับการเข้าถึงไฟล์อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ นั่นคือเหตุผลที่การพัฒนาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีความสำคัญเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขและแบ่งปันไฟล์ได้โดยไม่ยุ่งยาก
• การควบคุมเวอร์ชัน สมมติว่ามีพนักงานหลายคนกำลังทำงานกับไฟล์เดียวกันพร้อมกัน การควบคุมเวอร์ชันจะมีประโยชน์ในกรณีนี้ ด้วยเหตุนี้ พนักงานจึงสามารถติดตามและบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงในเอกสารหรือไฟล์ที่เกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปได้อย่างเป็นระบบ ยิ่งไปกว่านั้น คุณลักษณะนี้ช่วยให้สามารถย้อนกลับเวอร์ชันได้หากจำเป็น
• การสร้างเอกสารอัตโนมัติ พนักงานสามารถพัฒนาสัญญา รายงาน และเนื้อหาประเภทอื่นๆ โดยใช้เทมเพลตสำเร็จรูป พวกเขายังสามารถนำเข้าเอกสารที่มีมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไป ทั้งหมดนี้เป็นไปได้เนื่องจากคุณสมบัติตัวสร้างไฟล์ ตัวสร้างไฟล์ช่วยลดขั้นตอนการทำงานประจำหลายอย่างและป้องกันความผิดพลาดของมนุษย์
• การเข้าถึงบนคลาวด์ การเข้าถึงเอกสารเมื่อใดก็ตามที่คุณหรือพนักงานของคุณต้องการเป็นสิ่งจำเป็น แม้ว่าเอกสารบางฉบับจะได้รับการบันทึกทางกายภาพ แต่เอกสารอื่นๆ จะถูกจัดเก็บแบบดิจิทัล แนวคิดคือทำให้สามารถเข้าถึงไฟล์ที่พนักงานต้องการสำหรับการทำงานได้อย่างรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการระบาดของ COVID-19 เมื่อคนส่วนใหญ่ควรทำงานจากระยะไกล โซลูชัน DMS ช่วยให้สามารถโต้ตอบกับทีมทั่วโลก ประหยัดเวลา เงิน และความกังวล ด้วยการใช้บริการคลาวด์เพื่อประมวลผลเอกสาร ธุรกิจสามารถประหยัด เวลาได้ ประมาณ 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
• การเข้าถึงระดับหรือได้รับอนุญาต ไฟล์บางไฟล์มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งควรเก็บไว้อย่างปลอดภัย ผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์ควรดูแลบันทึกที่มีข้อมูลผู้ป่วยที่เป็นความลับหากเราพูดเกี่ยวกับอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ พวกเขาต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HIPPA พนักงานทุกคนไม่ควรเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของผู้ป่วยโดยอิสระ ควรให้สิทธิ์เข้าถึงเฉพาะวรรณะที่แยกจากกัน (เช่น สมาชิกในคณะกรรมการ) DMS อนุญาตให้จัดระเบียบและรักษาความปลอดภัยเอกสาร เพื่อให้เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงพิเศษเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขไฟล์ได้ คุณสามารถจำกัดทุกคนได้ ยกเว้นพนักงานของบริษัท หรือเลือกกลุ่มผู้ปฏิบัติงานแยกกันที่จะได้รับอนุญาตให้ดูเอกสาร เราสามารถเรียกมันว่าการเข้าถึงแบบฉัตร เริ่มการพัฒนา DMS
• ลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธียืนยันตัวตนของคุณเมื่อลงนามในเอกสารออนไลน์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แทนที่ลายเซ็นจริงอย่างสมบูรณ์ คุณลักษณะนี้ช่วยให้ดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายต่างๆ ได้สำเร็จโดยไม่ต้องเข้าร่วมกับหน่วยงานกำกับดูแลด้วยตนเอง
• การผสานรวมกับซอฟต์แวร์บุคคลที่สาม DMS ต้องรวมเข้ากับแอพที่บริษัทใช้บ่อยที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ทุกรูปแบบสามารถส่งออกหรือนำเข้าได้โดยไม่มีอุปสรรค หากระบบเดิมที่ใช้อยู่ในปัจจุบันไม่สามารถทำงานร่วมกับ DMS ได้ (หรือปัญหาอื่นๆ ปรากฏขึ้น) บริษัทควรอัปเกรดซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยนี้ให้ดียิ่งขึ้น

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

เพื่อให้องค์กรและบริษัท ทั้งภาครัฐและเอกชน จัดเตรียมบุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือในการดำเนินการสอดคล้องกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

แม้ว่ากฎหมายอาจจะยังไม่ได้ประกาศใช้ในขณะนี้ แต่เราเปิดให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร เพราะควรเตรียมพร้อมในกระบวนการ การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับ กฎหมายใหม่อีกจะประกาศใช้อย่างเป็นทางการในเดือน พฤษภาคม พ.ศ. 2564 เพื่อสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของสมาชิกในองค์กรและการจัดการข้อมูลของฝ่ายบริหารในองค์กรของคุณ

สำหรับบริษัทและองค์กรที่กำลังเป็นกังวลว่าจะเตรียมบุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีอย่างไรให้พร้อมรองรับการบังคับใช้ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ในเดือนพฤษภาคมนี้ THAI-PDPA เปิดให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญแบบครบวงจร ด้วยเทคโนโลยี Data Protection Services ที่แนะนำให้ไปประยุกต์ใช้เพื่อปกป้องข้อมูลพนักงานและลูกค้า

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th