ปัญหาที่สำคัญในการใช้ งานจัดการเอกสารซอฟต์แวร์

งานจัดการเอกสารซอฟต์แวร์ ผู้ที่มีความชำนาญด้านความสามารถพูดเราว่าโปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงเอกสารสามารถอดออมเงินได้หลายๆพันดอลลาร์และหลายๆพันชั่วโมงสำหรับในการสูญเสียผลิตภาพ หลายปีที่ผ่านเลยมา ถูกใช้ไปมากสำหรับเพื่อการจัดเก็บ ค้นหาหา หรือสร้างไฟล์ที่สูญหายขึ้นใหม่ เป็นกิจวัตรนี้ เมื่อทุกคนสามารถยื่นแบบฟอร์มบนคอมพิวเตอร์และพิมพ์แบบฟอร์มที่หายไปซ้ำได้ไม่ยาก มีปัจจัยต่างๆ ที่จะต้องจัดแจงบ่อยๆ

83% ของบุคลากรออฟฟิศเสียเวล่ำเวลาไปกับปัญหาเรื่องเวอร์ชันแต่ละวัน
81% ของพนักงานออฟฟิศพบว่าตนเองดำเนินงานไม่ถูกเวอร์ชันของไฟล์
7% ของคนงานเหล่านั้นกล่าวว่าได้ทำลายความเกี่ยวเนื่องกับเจ้านาย เพื่อจะนเข้าร่วมงาน หรือผู้ซื้อ
6% พูดว่าทำร้ายความโด่งดังในที่ปฏิบัติงาน
5% สูญคลาดโอกาสทางธุรกิจ และ
4% ของหมู่เขาตกงาน
สิ่งนี้อยู่เหนือการใช้กระดาษ อย่างต่อ เนื่องโดยอย่างต่ำ 44% ของสำนักงานยังใช้กระดาษอยู่เสมอๆ

สิ่งที่พวกเราไม่สามารถรู้เรื่องได้คือ หากเราสร้างความก้าวหน้าเป็นอย่างมากในเซิร์ฟเวอร์คลาวด์และเทคโนโลยีบรอดแบนด์เหตุใดผู้คนจึงเริ่มต้นยื่นเอกสาร

โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงเอกสารสามารถช่วยบริษัทต่างๆเป็นจำนวนมาก ประหยัดเงินได้หลากหลายร้อยหลากหลายพันดอลลาร์ในการจัดเก็บ การยื่น การค้นหา และแนวทางการทำสำเนา ถ้าคุณเคยค้นหาแบบฟอร์มอย่างรวดเร็วทันใจในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง คุณจะรู้วิธีค้นหาหาแบบฟอร์มในโปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงแบบฟอร์ม: แค่เพียงค้นหาหาชื่อเรื่อง กลุ่มคำสำคัญ ผู้เขียนเอกสาร หรือแม้กระทั้งวันที่ที่เป็น สร้าง.

และด้วยคุณลักษณะการบังคับการเวอร์ชันล่าสุด เพราะอะไรผู้คนจึงมีข้อขัดข้องกับการสั่งการเวอร์ชัน

โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงแบบฟอร์มคืออะไร?
โปรแกรมการจัดการแบบฟอร์มที่เป็นพื้นฐาน คือระบบ การจัดแจงฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นกรรมวิธีการจัดระบบและจัดเก็บฟอร์ม แนวทาง และคู่มือต่างๆ ที่องค์กรจัดทำขึ้น ไม่ว่าคุณจะมีระบบแฟ้มตู้เก็บแบบฟอร์ม แฟ้มและชั้นเชิงหนังสือ กล่องเก็บของและโกเช่นเดียวกับ หรือการจัดกองอย่างประณีตบนโต๊ะ นั่นคือระบบการจัดการฟอร์ม

คำศัพท์สองคำนี้มักใช้สลับกันได้ แต่อันที่จริงแล้วระบบ การจัดการฟอร์ม หมายถึงว่ากรรมวิธีจัดแจงฟอร์มใดๆ โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดการฟอร์มเป็นเลิศในขั้นตอนการเหล่านั้น โซลูชันการจัดแจงฟอร์มบนคลาวด์ยังหยิบเป็นซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์การจัดแจงแบบฟอร์มนำระบบของคุณไปใช้และสร้างระบบเชิงเปรียบที่จำทดลองระบบในโลกแห่งโลกปัจจุบันของคุณเอง ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ถูกจัดเก็บไว้ภายในโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ภายในโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ได้ (ตู้เก็บเอกสาร) น้อยสามารถเก็บถาวรได้ (ในคลังผลิตภัณฑ์) เพื่อเรียกสืบค้นในถัดจากนั้น

แต่ไม่เหมือนกับระบบกระดาษตรงที่ โปรแกรมการจัดแจงเอกสารสามารถจัดทำดรรชนีและค้นหาหาได้อย่างสมบูรณ์ แสดงว่าคุณไม่จำเป็นที่จะต้องค้นหาทีละโฟลเดอร์เพื่อที่จะค้นหาหาฟอร์มใดเอกสารหนึ่ง คุณแค่เพียงค้นหาชื่อ วันที่ วลีสำคัญ หรือผู้แต่ง ก็สามารถเรียกชื่อเรื่องนั้นได้ง่ายๆ จัดการเอกสารโปรแกรม

และด้วยเหตุว่าโปรแกรมการจัดการฟอร์มเป็นแบบคลาวด์ คุณจึงไม่จะต้องจ่ายค่าตู้เก็บแบบฟอร์มหรือปล่อยให้หมู่เขาเข้าครอบงำอสังหาริมทรัพย์อันมีคุณค่า (ตู้เก็บฟอร์มมักต้องการพื้นที่ 17 กำหนดการฟุต)

โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงแบบฟอร์มผิดแผกแตกต่างจากโปรแกรมการจัดแจงแนวนโยบายอย่างไร
นี่เป็นอีกกรณีหนึ่งที่ใช้คำสองคำนี้แทนกันได้ แต่ต่างกันมาก งานจัดการเอกสารซอฟต์แวร์

โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดการนโยบายคือระบบการจัดแจงเอกสารที่ได้รับการเสริมสมรรถนะ มียอมรับฟังก์ชันพิเศษที่ช่วยย่นระยะเวลาและรายจ่ายสำหรับในการเปิดเผยแพร่แนวทางและการติดตามการพิสูจน์ เป็นต้นว่า โซลูชันอะไรบางอย่างช่วยให้ท่านสามารถเชื่อมโยงแนวทางกับกฎเกณฑ์การฝึกฝนอบรมใหม่ ติดตามว่าผู้ใดได้อ่านแผนการใหม่ แล้วติดตามว่าผู้คนได้สำเร็จการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อการยืนยันไหม

ด้วยโปรแกรมการจัดการแบบฟอร์ม คุณยังอาจจะจำเป็นที่จะต้องทำสิ่งพวกนั้นด้วยตัวเอง หรือค้นหาหาอุปกรณ์อื่นที่จะทำเพื่อคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการฟอร์มปฏิบัติหน้าที่อะไร?
ขึ้นอยู่กับจำพวกของโซลูชันที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นการจัดแจงฟอร์มบนคลาวด์หรือโซลูชันซอฟต์แวร์ที่จัดเก็บไว้ภายในเครื่อง มันสามารถปฏิบัติหน้าที่ต่างๆ ได้จำนวนมาก

ประการหนึ่ง มันคือพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับเอกสาร แผนการ คู่มือ สเปรดชีต กราฟิก ใบแจ้งหนี้ ใบบรรจุภัณฑ์ และอื่นๆ ทั้งสิ้นที่คุณสามารถจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ คุณสามารถบรรจุแบบฟอร์มเข้าไปและนำแบบฟอร์มออกมาได้

คุณยังสามารถกำกับการการเข้าถึงเอกสาร คุณจำเป็นจะต้องกำกับการว่าใครสามารถเสริมเติม ปรับเปลี่ยน และลบฟอร์มได้ ซึ่งก็หมายความว่าคุณสามารถให้เกรดการเข้าถึงต่างๆ แก่บุคคลต่างๆ ได้ แม้คุณจะให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวแก่ทุกคนได้ แต่คุณสามารถเลือกเฟ้นสิทธิ์การเข้าถึงด้านบรรณาธิการได้บางส่วน และคนอื่น ยังสามารถเข้าถึงชั้นผู้ดูแลระบบด้วยสมรรถภาพสำหรับเพื่อการสร้างหรือลบฟอร์ม

คุณยังสามารถทำงานร่วมกันและสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วยโปรแกรมการจัดการแบบฟอร์ม เป็นต้นว่า คณะกรรมการที่ดำเนินการงานเกี่ยวกับนโยบายใหม่ทุกคนสามารถเข้าถึงแบบฟอร์มหลัก และทำการเปลี่ยนแปลงและข้อเสนอที่ห้ามให้ขาดเลยเด็ดขาดสำหรับการเข้าถึงจุดเดียว ไม่มีการสังเคราะห์ความเคลื่อนไหวทั้งสิ้นในหลากหลายเวอร์ชันหรือกระทบยอดความเคลื่อนไหวที่ขัดถกเถียงกันอีกถัดไป

โปรแกรมการจัดการแบบฟอร์มบางผู้ช่วยให้คุณ บันทึก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งนี้ไม่เพียงแค่ทำให้บุคลากรมีความรับไม่ถูกชอบเพิ่มมากขึ้นสำหรับเอกสารสำคัญเพียงแค่นั้น แต่ยังช่วยป้องกันหน่วยงานของคุณจากความรับผิดอีกต่างหาก เช่น ถ้าพนักงานไม่ทำตามอย่างวิธีการที่สมควรและมีบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้น คุณสามารถแสดงให้เห็นความจริงว่าพวกเขาได้ลงนามและยอมรับขั้นตอนนั้น

ท้ายสุด คุณสามารถติดตามเอกสารเพื่อที่จะชมว่ามีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด และย้ายสิ่งต่าง ๆ ไปยังบุคคลอื่นเพิ่มอีกเพื่อขออนุมัติและปรับปรุงขั้นท้ายสุด โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงเอกสารบางตัวจะช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ได้ เพื่อที่จะให้ท่านดำเนินงานอนุมัติและส่งต่ออัตโนมัติ

ท้ายสุด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถช่วยบริษัทของคุณติดตามเอกสารทั้งปวงของคุณ และทำให้มั่นใจว่าทุกๆสิ่งทุกๆอย่างจะไม่ยุ่งยากต่อการสืบค้นหา คุ้มครองป้องกัน และเข้าถึงโดยบุคคลที่สมควร

ซอฟต์แวร์การจัดการแผนการของ PowerDMS มียอมรับฟังก์ชันการจัดการงานเหมือนกับโปรแกรมการจัดแจงเอกสาร แต่พวกเรามุ่งเน้นที่การยืนยัน หลักการ และการติดตามโดยเฉพาะ

คุณสามารถศึกษาเติมอีกเกี่ยวกับคุณประโยชน์ของระบบการจัดแจงเอกสารบนคลาวด์ตลอดจนการศึกษาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ยอดเยี่ยมบนเว็บของเรา คุณยังสามารถตั้งเวลาการแสดงให้ดูเป็นตัวอย่างฟรีและพูดคุยกับผู้ที่มีความชำนาญด้านแนวทางการขายของพวกเรา

คุณประโยชน์ที่ได้รับมาจากระบบการจัดแจงเอกสารสำหรับสถานพยาบาลและสถานเจือการ
พวกเราได้กล่าวถึงส่วนดีของการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์การจัดแจงฟอร์มแล้ว ด้วยประการฉะนี้ เรามามุ่งเน้นถึงคุณประโยชน์ที่สำคัญที่สุดเพื่อองค์กรด้านการชมแลสุขรูปและองค์กร

ดูแลสุขรูป
หน่วยงานด้านการชมแลสุขภาพสามารถได้รับผลดีอย่างเต็มที่จากระบบการจัดการฟอร์มโดยยิ่งไปกว่านั้นอย่างยิ่งระบบที่ปรับให้เข้ากับหลักเกณฑ์เฉพาะเจาะจงของการชมแลสุขภาพ

ระบบการจัดการแบบฟอร์มของคุณควรประกอบด้วย:

การกำกับการการเข้าถึงแบบฟอร์ม ให้การกำกับการฟอร์มบางอย่างเฉพาะกับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ชมเท่านั้น
ระดับความสามารถสำหรับเพื่อการบ่งบอกถึงถึงการกระทำตามข้อกำหนด ในเวลาการตรวจตราการยืนยันและการกระทำตามข้อกำหนด คุณควรจะเป็นให้สามารถส่อให้เห็นข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วทันใจและไม่ยากเย็น
ลายเซ็นและการติดตามตรวจดู การสะสมลายเซ็นทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถย่นระยะเวลาต่อฟอร์มได้
สมรรถภาพสำหรับในการปรับตัวให้เข้ากันกับความรู้สึกที่อยากได้ที่เปลี่ยนแปลงไป สมาคมวิชาชีพเปลี่ยนกฎเกณฑ์หลายครั้งๆ คุณต้องการให้สามารถปรับได้ไม่ยากเมื่อทำความเคลื่อนไหวเหล่านั้น
เวิร์กโฟลว์เพื่อจะช่วยอนุมัติการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถส่งผลให้กระบวนการตรวจดูการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อจะรับคำวิจารณ์และการอนุมัติจากสมาชิกในกลุ่มการกระทำตามหลักเกณฑ์ ตลอดจนความเป็นผู้บังคับบัญชาของประธาน
การสั่งงานเวอร์ชัน กำกับการเวอร์ชันของแนวทางหรือแบบฟอร์มที่พนักงานของคุณสามารถใช้ได้ ไม่ทำงานจากเวอร์ชันที่ขัดโต้แย้งกันอีกถัดไป
อุปกรณ์สำหรับการทำงานร่วมกัน ปฏิบัติงานร่วมกับทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณเพื่อจะเขียนนโยบายโดยปฏิบัติงานในฟอร์มฉบับเดียวกัน แทนที่จะส่งต่อเวอร์ชันต่างๆ
รัฐวิสาหกิจ
ธุรกิจขนาดใหญ่มีความต้องการเจาะจงของตนเอง หมู่เขาอาจจะไม่จำเป็นจะต้องกระทำตาม HIPAA และกฎระเบียบหมายด้านการดูแลสุขรูปอื่น ๆ แต่มีปัญหาด้านการกระทำตามข้อกำหนดของตัวเองเองสำหรับสิ่งต่างๆ ดังเช่นว่า กฎข้อบังคับหมายภาษี การเผยข้อมูลด้านการเงิน และอื่นๆ

ระบบการจัดแจงเอกสารของหน่วยงานยังต้องการ:

การจัดเก็บแบบฟอร์ม พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์นอกสถานที่มีความไม่มีอันตราย ปรับขนาดได้ไม่ยาก และออมเงินผ่านระบบเซิร์ฟเวอร์ข้างในองค์กร
เวิร์กโฟลว์ นำมาซึ่งการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นโดยอัตโนมัติเพื่อจะปรับแก้การสร้างและจัดทำขึ้นและอัปเดตแนวทาง
เส้นทางการตรวจตรา สิ่งกลุ่มนี้ช่วยให้ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านการรับรองและการกระทำตามกฎระเบียบของคุณสามารถแสดงตัวการเปลี่ยนแปลงที่กำเนิดสังกัดนโยบายและเอกสารการกระทำตามกฎเกณฑ์ของคุณ
การสั่งการเวอร์ชัน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้คนจะสามารถเข้าถึงนโยบายหรือกรรมวิธีการของบริษัทเวอร์ชันล่าสุดแค่นั้น
ความไม่มีอันตรายของเอกสาร คุณจำเป็นต้องปกป้องข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์และข้อมูลส่วนตัว/ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ ซึ่งจะช่วยให้ท่านควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้
ศึกษาเพิ่มอีกเกี่ยวกับเทคนิคที่ระบบการจัดการฟอร์มสามารถช่วยหน่วยงานหน่วยงานของคุณ

ความคิดสุดท้าย
ระบบการจัดแจงเอกสารบนคลาวด์สามารถให้คุณประโยชน์และข้อดีเป็นจำนวนมากเหนือระบบการจัดแจงเอกสารรุ่นเก่า ดังเช่นว่า ระบบที่ใช้เอกสารแบบกระดาษ หรือแม้กระทั้งระบบสื่อผสม

ซอฟต์แวร์การจัดการฟอร์มที่สมควรช่วยให้คุณ:

แชร์แบบฟอร์มกับผู้คนที่เหมาะสมแค่นั้น
ตรวจดูให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับฟอร์มในเวอร์ชันที่ถูกต้องแม่นยำ
เข้าร่วมมือกับเพื่อจะนร่วมงานสำหรับเพื่อการสร้างเอกสารและจัดการวงจรชีวิต
เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติเพื่อจะเสริมเติมความเร็วในกระบวนการการสร้างและจัดทำขึ้นและการอนุมัติ

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th