คุณภาพข้อมูลและ ความสมบูรณ์ของข้อมูล : ทำไมคุณถึงควรใส่ใจ

ความสมบูรณ์ของข้อมูล ด้วยการพัฒนาอย่างรวดเร็วในโลกสมัยใหม่ ข้อมูลจึงกลายเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดในองค์กรใดๆ ด้วยเหตุนี้ บริษัทต่างๆ จึงขยายฐานข้อมูลของตนแบบทวีคูณและประมวลผลเพื่อตัดสินใจทางธุรกิจต่างๆ อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อมูลจำนวนมากนั้นซับซ้อน และองค์กรต้องทำงานอย่างต่อเนื่องในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลเพื่อลดความเสี่ยง
‍

ในทางกลับกัน องค์กรไม่สามารถพึ่งพาข้อมูลใด ๆ ที่พวกเขารวบรวมได้ ดังนั้น ข้อมูลจึงควรเชื่อถือได้และมีคุณภาพตามที่ต้องการ เพื่อทำการตัดสินใจที่ดีโดยอิงจากข้อมูลเหล่านั้น มิฉะนั้นจะส่งผลเสียต่อองค์กร ตัวอย่างเช่น การวิจัยของ IDCระบุว่า 68% ขององค์กรเชื่อว่าข้อมูลที่แตกต่างกันส่งผลกระทบในทางลบต่อองค์กร

คุณภาพของข้อมูลและความสมบูรณ์ของข้อมูลเป็นคำศัพท์ 2 คำที่ใช้มากที่สุดในการอธิบายสภาพของข้อมูลที่รวบรวม องค์กรใช้คำศัพท์ 2 คำนี้เพื่ออธิบายความถูกต้อง บริบท และความสอดคล้องของข้อมูลก่อนนำไปใช้ในการตัดสินใจ ดังนั้น บทความนี้จะกล่าวถึงคุณภาพของข้อมูลและความสมบูรณ์ของข้อมูล และเหตุใดเราจึงต้องให้ความสนใจ
‍

คุณภาพของข้อมูลคืออะไร และเหตุใดคุณจึงควรใส่ใจ

คุณภาพของข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของความสมบูรณ์ของข้อมูล หมายถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูล และมี 5 ลักษณะในการวัดคุณภาพข้อมูล ดังนั้นชุดข้อมูลที่มีคุณภาพควรมีลักษณะทั้ง 5 ประการ:

• เสร็จสมบูรณ์ – ข้อมูลที่มีอยู่ควรเป็นเปอร์เซ็นต์ที่มากของข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น
• ไม่ซ้ำกัน – ชุดข้อมูลไม่ควรมีรายการซ้ำซ้อนหรือเกินความจำเป็น
• ถูกต้อง – ข้อมูลที่รวบรวมควรเป็นไปตามโครงสร้างที่กำหนดโดยข้อกำหนดทางธุรกิจ
• ทันเวลา – ข้อมูลควรเป็นปัจจุบันสำหรับการใช้งานที่จำเป็น
• สอดคล้อง  – บันทึกข้อมูลทั้งหมดควรแสดงอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งชุดข้อมูล

คุณภาพของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ เนื่องจากข้อมูลที่เก็บรวบรวมนั้นเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ทั้งองค์กรสามารถล่มสลายได้หากใช้ข้อมูลคุณภาพต่ำในการตัดสินใจ เรามาพูดถึงปัญหาด้านคุณภาพข้อมูลทั่วไปที่เราพบในชุดข้อมูลกัน
‍

ความเสี่ยงด้านคุณภาพข้อมูล ความสมบูรณ์ของข้อมูล

• การใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง – นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดทั่วไปที่องค์กรทำขึ้น สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เนื่องจากความผิดพลาดของมนุษย์ ความคลุมเครือ หรือข้อมูลที่หมดอายุ ตัวอย่างเช่น การใช้ข้อมูลจากภูมิภาคเอเชียในการคาดการณ์ยอดขายในยุโรปจะให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงและก่อให้เกิดหายนะภายในองค์กร
• ข้อมูลซ้ำซ้อนและไม่สมบูรณ์ – ตามที่กล่าวไว้ในคุณลักษณะคุณภาพข้อมูล องค์กรจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าชุดข้อมูลไม่มีบันทึกที่ซ้ำกันหรือไม่สมบูรณ์ก่อนที่จะใช้สำหรับการประมวลผลข้อมูล
• รูปแบบและรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน – หากคุณดึงข้อมูลจากแหล่งที่มาหลายแหล่ง คุณสามารถใช้รูปแบบหรือรูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับบันทึกข้อมูลเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น จะเกิดความสับสนหากบันทึกวันที่มี 2 รูปแบบ เช่นdd/mm/yyและmm/dd/ yy
• หน่วยการวัดไม่ตรงกัน – นี่เป็นปัญหาทั่วไปอีกประการในชุดข้อมูลที่คล้ายกับรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกข้อมูลทั้งหมดอยู่ในหน่วยวัดเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับความยาว ปริมาตร ปริมาณ น้ำหนัก ฯลฯ
• ไม่มีการ อ้างอิงที่ขาดหายไป – ฟิลด์ข้อมูลบางฟิลด์สามารถว่างเปล่าได้หากฟิลด์ที่ขึ้นต่อกันว่างเปล่า ตัวอย่างเช่น ฟิลด์สถานะสามารถเปิดได้หากไม่มีค่าในฟิลด์ประเทศ ความสมบูรณ์ของข้อมูล
  ‍

ความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลคืออะไร และเหตุใดคุณจึงควรใส่ใจ

ความสมบูรณ์ของข้อมูลบ่งชี้ว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง สม่ำเสมอ ครบถ้วนและเป็นบริบทหรือไม่ กล่าวอีกนัยหนึ่งความสมบูรณ์ของข้อมูลกำหนดว่าชุดข้อมูลถูกต้องหรือไม่สำหรับเจ้าของ เป็นการรวมกันของ 4 เสาหลัก รวมถึงคุณภาพของข้อมูล

• การบูรณาการข้อมูล – ข้อมูลสามารถรวบรวมได้จากหลายแหล่ง เช่น ฐานข้อมูล ระบบเดิม คลังสินค้า เป็นต้น แต่ไม่ว่าแหล่งที่มาใด ข้อมูลทั้งหมดควรถูกรวมเข้าในมุมมองเดียวอย่างราบรื่น
• คุณภาพของข้อมูล – ชุดข้อมูลควรสมบูรณ์ ไม่ซ้ำกัน ถูกต้อง อัปเดต และสอดคล้องกัน
• การเสริมแต่งข้อมูล – ข้อมูลควรได้รับการปรับปรุงโดยใช้แหล่งข้อมูลภายนอกเพื่อให้มีมุมมองที่สมบูรณ์สำหรับการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ
• Location Intelligence –เพิ่มชั้นของความสมบูรณ์และความซับซ้อนให้กับชุดข้อมูลด้วยข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตำแหน่งและการวิเคราะห์เพื่อให้สามารถดำเนินการได้มากขึ้น
  ‍

ความเสี่ยงด้านความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูล

ปัจจัยหลายอย่างอาจส่งผลต่อความสมบูรณ์ของชุดข้อมูล ต่อไปนี้คือปัญหาความสมบูรณ์ของข้อมูลที่พบบ่อยที่สุดบางส่วนที่เราสังเกตเห็นได้ในชุดข้อมูลขององค์กร

• ข้อผิดพลาดของมนุษย์ – ชุดข้อมูลอาจมีปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดของมนุษย์ บางครั้ง ผู้ใช้อาจป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง สร้างบันทึกที่ซ้ำกัน ลบโดยไม่ตั้งใจ หรือแม้กระทั่งทำผิดพลาดในระหว่างการรวบรวมข้อมูล
• ข้อผิดพลาดในการถ่ายโอน – ข้อผิดพลาด ในการถ่ายโอนข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เมื่อเราถ่ายโอนข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง บางครั้งแพ็กเก็ตข้อมูลอาจสูญหายระหว่างการสื่อสารที่สร้างเร็กคอร์ดว่างบนฝั่งผู้รับ นอกจากนี้ ข้อผิดพลาดในการถ่ายโอนอาจเกิดขึ้นได้หากผู้รับไม่พร้อมที่จะยอมรับแอตทริบิวต์ข้อมูลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ผู้ส่งข้อมูลสามารถเป็นฐานข้อมูล NoSQL ในขณะที่ผู้รับเป็นฐานข้อมูล MySQL
• บักและไวรัส – ไวรัสและบักสามารถลบ เปลี่ยนแปลง และจัดการข้อมูลได้
• ฮาร์ดแวร์ที่ถูกบุกรุก – คุณต้องแน่ใจว่าทรัพยากรฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นนั้นพร้อมสำหรับการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูล หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจเกิดปัญหาเกี่ยวกับเครือข่าย พื้นที่เก็บข้อมูล และเซิร์ฟเวอร์ ทำให้ข้อมูลที่บันทึกและประมวลผลไม่ถูกต้อง 
  ‍

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้โดยง่ายโดยทำตามสิ่งง่ายๆ เช่น การสร้างข้อมูลสำรอง การใช้ซอฟต์แวร์ตรวจจับข้อผิดพลาด การควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม และการใช้บันทึกและการตรวจสอบข้อมูล
‍

ความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลคืออะไร?

คำว่าความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลมักถูกใช้ในทางที่ผิดกับความปลอดภัยของข้อมูลและคุณภาพของข้อมูล แต่คำทั้ง 3 คำนี้มีความหมายเฉพาะตัวและไม่สามารถแทนที่ได้ มาดูกันว่าคุณภาพและความปลอดภัยของข้อมูลแตกต่างจากความสมบูรณ์ของข้อมูลอย่างไร
‍

ความปลอดภัยของข้อมูล ความสมบูรณ์ของข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล องค์กรใช้กระบวนการ เครื่องมือ ซอฟต์แวร์ และบุคลากรที่หลากหลายเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลและลดผลกระทบจากการโจมตีของมัลแวร์ การเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลช่วยให้องค์กรลดความเสียหายและกู้คืนจากการละเมิดข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
‍

ในทางกลับกัน ความสมบูรณ์ของข้อมูลช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่มีอยู่นั้นถูกต้อง สม่ำเสมอ สมบูรณ์และเป็นบริบท เป็นการผสมผสานกันของข้อมูลหลายๆ ด้าน และการรักษาความปลอดภัยข้อมูลเป็นอีกชุดย่อยของความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้องจากบุคคลภายนอก
‍

คุณภาพของข้อมูล ความสมบูรณ์ของข้อมูล

ตามที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ คุณภาพข้อมูลจะกำหนดความสมบูรณ์ ความเป็นเอกลักษณ์ ความถูกต้อง ความตรงต่อเวลา และความสอดคล้องของชุดข้อมูล นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งใน 4 เสาหลักของความสมบูรณ์ของข้อมูล ดังนั้น คุณภาพของข้อมูลจึงไม่เหมือนกับความสมบูรณ์ของข้อมูล เป็นเพียงส่วนย่อยของความสมบูรณ์ของข้อมูลเท่านั้น
‍

ความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ความสมบูรณ์ของข้อมูลมีบทบาทสำคัญในการปฏิบัติตามกฎระเบียบการปกป้องข้อมูลขององค์กร เช่น GDPR ความสมบูรณ์ของข้อมูลช่วยให้มั่นใจได้ว่ากฎส่วนใหญ่ในข้อบังคับการปกป้องข้อมูลได้รับการคุ้มครองโดยองค์กร และช่วยหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่สำคัญสำหรับการละเมิดกฎระเบียบ ในฐานะองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ เนื่องจากการละเมิดหลายครั้งอาจทำให้องค์กรเลิกกิจการโดยสิ้นเชิง
‍

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการปกป้องข้อมูลด้วยตัวของคุณเอง คุณสามารถใช้ เครื่องมือ DSPMเช่น Polar Security เพื่อป้องกันช่องโหว่ของข้อมูลและการละเมิดการปฏิบัติตามข้อกำหนด
‍

รักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณด้วย Polar Security

บทความนี้กล่าวถึงคุณภาพและความสมบูรณ์ของข้อมูลในขณะที่เน้นความแตกต่างและความเสี่ยง ในฐานะองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องรับรองความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับด้านการปกป้องข้อมูล และหลีกเลี่ยงบทลงโทษสำหรับการละเมิดข้อกำหนดดังกล่าว

คุณสามารถใช้แพลตฟอร์ม DPSM เช่นPolar Securityเพื่อแมปข้อมูลบนคลาวด์ของคุณโดยอัตโนมัติและต่อเนื่อง ติดตามการเคลื่อนไหวของข้อมูล และรับคำแนะนำที่นำไปดำเนินการได้เพื่อลดช่องโหว่ของข้อมูลและการละเมิดการปฏิบัติตามข้อกำหนด

THAI-PDPA เปิดให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญแบบครบวงจร ด้วยเทคโนโลยี Data Protection Services ที่แนะนำให้ไปประยุกต์ใช้เพื่อปกป้องข้อมูลพนักงานและลูกค้า

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุดคุ้มที่สุด

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology
สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด