เริ่มต้นที่บริษัทใหม่ ราย การตรวจสอบสำหรับ DPO

การตรวจสอบสำหรับ DPO การเริ่มต้นที่องค์กรใหม่ในฐานะเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นมาก แต่ก็อาจรู้สึกหนักใจเล็กน้อยเช่นกัน จะเริ่มต้นที่ไหนดี สิ่งที่ต้องทำก่อน? จะคุยกับใคร? ทำอย่างไรถึงจะได้ความเร็วที่เร็วที่สุด? เพื่อช่วยให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น เราได้สร้างรายการตรวจสอบสำหรับสองสามเดือนแรกที่ DPO อาจพบว่ามีประโยชน์เมื่อเริ่มต้นที่บริษัทใหม่ แม้ว่าบทบาทของ DPO มักจะถูกกำหนดโดยความเป็นอิสระของคนๆ หนึ่ง แต่การปฏิบัติตาม GDPR ไม่เคยเป็นความพยายามของบุคคลเพียงคนเดียว การเป็น อ.ส.ค. ขององค์กรต้องการความรู้และความตระหนักในแนวปฏิบัติทั่วไปขององค์กรเพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง และดำเนินการและดูแลงานเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ทำความรู้จักกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ
ก่อนสิ่งอื่นใด คุณต้องเข้าใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักคือใครในองค์กรใหม่ของคุณและมีบทบาท อย่างไร เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลของบริษัท ควรส่งเสริมให้มี อ.ส.ค. ใหม่เพื่อพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ทำความรู้จักกับพวกเขา และสนทนาเกี่ยวกับงานของพวกเขา เหตุใดพวกเขาจึงทำสิ่งต่าง ๆ ในลักษณะที่แน่นอน และจดบันทึกสำหรับตัวคุณเองว่าสิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับงานการปกป้องข้อมูลของคุณอย่างไร . ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงการทำความคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ผู้ประมวลผลและผู้รับที่จะทำงานภายใต้คำแนะนำของคุณ ฝ่ายการตลาดและการขายที่ทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและข้อมูลลูกค้าทีมไอทีและความปลอดภัยที่ดูแลระบบรักษาความปลอดภัยของบริษัท และตัวแทนของHRที่ดูแลข้อมูลพนักงานต่างๆ ความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลที่แต่ละแผนกจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในแต่ละวัน หรือวิธีที่พวกเขาแนะนำแอปพลิเคชันใหม่อาจพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการในอนาคต เช่นการดำเนินการ DPIA การแม ปข้อมูลหรือการจัดการ DSRโดยที่สาขาวิชาหลักมักมี ต้องทำงานร่วมกัน   

ทำความเข้าใจความพยายามในการปกป้องข้อมูลขององค์กรในแต่ละแผนก
เมื่อคุณทำความคุ้นเคยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักมากขึ้นแล้ว ให้สร้างบทสนทนาที่เปิดกว้างกับพวกเขาเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ที่เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและสิทธิ์ของข้อมูลภายใต้ GDPR ที่มี ต่อผู้มีแนวโน้มจะ เป็นลูกค้าและลูกค้า นอกจากนี้ยังมีการอภิปรายเกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลที่ข้อมูลส่วนบุคคลถูกรวบรวมและดำเนินการต่อไป ด้วยการพูดคุยถึงแนวทางปฏิบัติเหล่านี้อย่างเปิดเผย และวิเคราะห์ปัจจัยที่เกี่ยวข้องสำหรับความเป็นส่วนตัวหลังจากนั้น คุณจะไม่เพียงก้าวล้ำหน้าความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัวใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เพียงก้าวเดียว แต่ยังช่วยกำหนดเวอร์ชันที่พิสูจน์ได้อย่างสมบูรณ์ของมาตรการที่อาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดีขึ้น ปรับปรุงความพยายามทางการค้า และเหนือสิ่งอื่นใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม 

เก็บภาพรวม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เก็บภาพรวมของทุกสิ่งที่คุณพบซึ่งอาจมีความสำคัญต่อการปกป้องข้อมูล วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการทำแผนที่ข้อมูลเพื่อระบุบริการและ/หรือกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลภายในองค์กรของคุณ แบบฝึกหัดการทำแผนที่ข้อมูลมีประโยชน์ในแง่หนึ่ง และต้องมีภาพรวมของกิจกรรมการประมวลผลทั้งหมด หลังจากวิเคราะห์กระแสข้อมูล คุณจะสามารถดูได้ว่าการประมวลผลทั้งหมดได้รับการสนับสนุนโดยเหตุผลทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่ และนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณและบุคคลที่สามทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเป็นปัจจุบันหรือไม่

ทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนขององค์กร
อย่างน้อยมักจะมีขั้นตอนบางอย่างสำหรับการปกป้องข้อมูลภายในองค์กรเช่น ในกรณีของการละเมิดข้อมูล การควบคุมความปลอดภัยที่มีอยู่ หรือในการจัดการกับ DSR สังเกตว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง ใครรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนว่าต้องทำอะไร มีความตระหนักในความเป็นส่วนตัวภายในองค์กรมากน้อยเพียงใด วิธีดำเนินการตามขั้นตอน และทำความเข้าใจว่าทำไมจึงมีการกำหนดขึ้นในลักษณะนั้น 

ตรวจสอบคำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลของคุณ
เพียงแค่ตรวจสอบคำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลขององค์กรใหม่ของคุณ คุณก็จะได้รับภาพรวมที่ดีของการริเริ่มด้านความเป็นส่วนตัวขององค์กรตั้งแต่เนิ่นๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นจุดที่อาจต้องปรับปรุง และพูดคุยกับหัวหน้าแผนกที่รับผิดชอบในการวางแผนทางข้างหน้า

ตรวจสอบนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ
ในขณะที่การลงลึกในคำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้คุณเริ่มต้นในการทำความรู้จักกับวิธีที่องค์กรดำเนินการและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่รวบรวมจากภายนอก คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับการจัดการข้อมูลภายในขององค์กรของคุณด้วย ใช้เวลาในการพิจารณานโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กรและระบุแนวทางปฏิบัติหรือมาตรการที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงหรือต้องมีการปรับปรุงเพิ่มเติม การติดตามความคิดและบันทึกย่อของคุณอาจเป็นประโยชน์ และนำเรื่องนี้มาพิจารณาร่วมกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณตกลงกันได้แล้ว ในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน เมื่อมีการหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การแก้ไขที่จำเป็นสามารถดำเนินการกับนโยบายความเป็นส่วนตัวเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม 

ประเมินว่ามีวัฒนธรรมความเป็นส่วนตัวภายในองค์กรหรือไม่
เนื่องจากจำนวนการละเมิดข้อมูลภายในกำลังเพิ่มสูงขึ้นและสามารถเกิดขึ้นได้ในรูปแบบต่างๆจับตาดูพฤติกรรมในที่ทำงานอย่างใกล้ชิด และสร้างความตระหนักรู้ด้านความเป็นส่วนตัวในระดับใดที่กระจายไปทั่วทั้งองค์กร สามารถช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าคุณกำลังเผชิญกับอะไร นอกจากนี้ยังสามารถเป็นสาเหตุให้แนะนำให้เตรียมการฝึกอบรมพนักงานและเซสชั่นการรับรู้หรือดูว่าระดับ C อาจสนับสนุนคุณในการสร้างวัฒนธรรมความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเพื่อปกป้องชื่อเสียงของธุรกิจได้อย่างไร

สื่อสารกับระดับ C เป็นประจำ
ผู้บริหารระดับ C อาจมีความคาดหวังเฉพาะจากคุณในฐานะ อ.ส.ค. แต่อาจมีบางกรณีที่พวกเขาอาจไม่จำเป็นต้องมีความคิดที่จะจัดหาเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เนื่องจากการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงพิสูจน์ให้เห็นถึงความสำคัญในการเพิ่มความพยายามในการปฏิบัติตาม GDPR ให้ได้มากที่สุด การเข้าใจมุมมองของพวกเขาตั้งแต่เนิ่นๆ อาจช่วยตั้งเป้าหมายสำหรับอนาคตได้ รับทราบข้อกังวลของพวกเขาและแสดงข้อกังวลของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อที่ทั้งคุณและ C-Level สามารถมีความประทับใจร่วมกันในสิ่งที่จำเป็นในการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่คุณได้รับทราบ การตรวจสอบสำหรับ DPO

ขอทรัพยากรและเครื่องมือที่เพียงพอ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเริ่มต้นจากที่ใหม่ วันอาจผ่านไปเพียงแค่ตอบอีเมลและโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัว ในเวลาเดียวกัน จำนวนงานที่ต้องทำเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นกว้างขวาง ดังนั้นการขอทรัพยากรและเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการปกป้องข้อมูลสามารถสร้างความแตกต่างในด้านประสิทธิภาพได้ ลองพิจารณาดูรอบๆ ด้านซอฟต์แวร์การปฏิบัติตามข้อกำหนดและดูว่าระบบอัตโนมัติและเทคโนโลยีอัจฉริยะคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้ทำงานได้อย่างดีที่สุดหรือไม่ 

ข้อควรจำ: การปฏิบัติตาม GDPR เป็นการวิ่งมาราธอน ไม่ใช่การวิ่งระยะสั้น
แม้ว่าช่วงสองสามเดือนแรกอาจดูล้นหลามเล็กน้อย เนื่องจากคุณจำเป็นต้องเจาะลึกถึงหลักปฏิบัติด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลขององค์กรใหม่ของคุณ โปรดวางใจว่าคุณจะพบได้เสมอ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักที่สนับสนุน แหล่งข้อมูลออนไลน์ที่เป็นประโยชน์จำนวนมาก และซอฟต์แวร์การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สามารถทำให้งานประจำวันของคุณง่ายขึ้นอย่างมาก หากคุณต้องการสัมผัสโดยตรงว่าซอฟต์แวร์การปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถช่วยได้อย่างไรให้ดูการทดลองใช้ฟรี 14 วัน ของเราพร้อมการเข้าถึงโซลูชันเต็มรูปแบบ

โชคดีที่ปัญหานี้ไม่สามารถเอาชนะได้ และมีวิธีแก้ปัญหาเพื่อจัดการกับความเสี่ยงนี้ สินค้าคงคลังที่เก็บข้อมูลอัตโนมัติของ Polar Security และการตรวจสอบการไหลของข้อมูลให้วิธีการป้องกันการสูญเสียข้อมูล SaaS ที่เปิดเผยและลดความเสี่ยงของการโจมตี ransomware นอกจากนี้ บริษัทยังมีวิธีการที่มั่นคงในการหลีกเลี่ยงการละเมิดการปฏิบัติตาม

THAI-PDPA เปิดให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญแบบครบวงจร ด้วยเทคโนโลยี Data Protection Services ที่แนะนำให้ไปประยุกต์ใช้เพื่อปกป้องข้อมูลพนักงานและลูกค้า

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุดคุ้มที่สุด

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology
สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด