บริหารงานคุณภาพด้วย ระบบเอกสาร ที่มีคุณภาพตรงตามข้อกำหนด

ระบบเอกสาร มาตรฐาน ระบบคุณภาพ  ISO  9000   ได้กำหนดการจัดทำระบบคุณภาพให้ขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กร  บันทึกเป็นเอกสาร  และคงไว้   ซึ่งระบบคุณภาพนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่า  กระบวนการสอดคล้องกับข้อกำหนด ระบบเอกสารประกอบด้วย  นโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ  คู่มือคุณภาพ  ระเบียบปฏิบัติการ  บันทึกคุณภาพ  และเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็น  ซึ่งองค์กรเป็นผู้จัดทำเน้นการจัดเก็บให้เป็นระบบ  และนำไปปฏิบัติได้จริง

1.) เอกสารระบบคุณภาพ  ISO  9000  เป็นสิ่งที่เขียนไว้เพื่อแสดงรายละเอียดของระบบคุณภาพที่ประกอบด้วยความ สัมพันธ์กันในกระบวนการ  กับผลที่ได้จากกระบวนการหนึ่งซึ่งจะถูกใช้ในกระบวนการลำดับถัดไป

2.) การจัดทำเอกสารระบบคุณภาพขององค์กร  โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น3 ขั้นตอน

รายละเอียดเอกสารในระบบคุณภาพ

1.  คำแถลงนโยบายคุณภาพและวัตถุประสงค์คุณภาพ
2.  คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
3.  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Documented Procedure) หรือระบบวิธีปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนด
4.  เอกสารที่จะเป็นสำหรับองค์กร เพื่อวางแผน การดำเนินงาน และควบคุมกระบวนการต่างๆ ให้มีประสิทธิผล
5.  บันทึก (Records) ตามมาตรฐานที่กำหนด

หลักการเขียนเอกสารในระบบคุณภาพ

*ระเบียบปฏิบัติ คือ เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน หารจัดทำเอกสารระบบคุณภาพแบ่งได้เป็น ๓ แนวทาง ดังนี้
1. เริ่มต้นจากการจัดทำนโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์คุณภาพและระเบียบปฏิบัติ วิธีปฏิบัติงานก่อน โดยจัดทำคู่มือคุณภาพซึ่งเป็นเอกสารระบบคุณภาพลำดับสูงสุดทีหลัง

  1. เริ่มต้นจากการจัดทำคู่มือคุณภาพซึ่งเป็นเอกสารระบบการบริหารคุณภาพลำดับสูง สุดก่อน ตามด้วยระเบียบวิธีปฏิบัติและวิธีปฏิบัติงานตามลำดับลงมา
    3. เริ่มต้นด้วยการจัดทำเอกสารระบบการบริหารคุณภาพทุกระดับพร้อมกันการ จัดทำเอกสารระบบบริหารงานคุณภาพแต่ละแนวทางมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันออก ไป แต่แนวทางที่ 1 เป็นแนวทางที่องค์การส่วนใหญ่เลือกใช้ และได้ดำเนินการแล้วได้ผลดี

ขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบบบริหารงานคุณภาพ

1.   หลักการสำคัญของการเตรียมการจัดทำเอกสารคือ  ผู้ที่จะดำเนินการศึกษาสถานภาพและประเมินนั้นจะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญทั้งใน เรื่องมาตรฐาน  และกระบวนการผลิต
2.   การเขียนเอกสารระบบคุณภาพ  จะเริ่มต้นจากกลุ่มผู้รับผิดชอบช่วยกันเขียนและปรับปรุง
3.   การอนุมัติใช้เอกสารระบบการบริหารคุณภาพนั้น  จะต้องได้รับการทบทวนในที่ประชุมคณะกรรมการคุณภาพ

รูปแบบวิธีเขียนเอกสาร
1.   นโยบายคุณภาพ และวัตถุประสงค์คุณภาพ เป็นเอกสารแนวทางและความมุ่งมั่นในการดำเนินงานให้ได้มาซึ่งคุณภาพขององค์กร
2.   คู่มือคุณภาพ เป็นเอกสารที่แสดงภาพรวมขององค์กร  ระบบการทำงาน  รายละเอียดและความสัมพันธ์ในกระบวนการตามลำดับในองค์กร
3.   องค์กรจะต้องจัดทำเอกสารการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อบ่งบอกกระบวนการการ ที่ใช้ในการทำงานอย่างหนึ่งให้เสร็จสมบูรณ์
4.   เอกสารอื่น ๆ จะใช้ในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับคุณภาพ เพื่อสนับ สนุนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปตามข้อกำหนด
5.   บันทึกคุณภาพ เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลที่มีความสำคัญซึ่งได้ปฏิบัติไปแล้ว จะต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อใช้สืบค้นในกรณีต่าง ๆ

คู่มือคุณภาพ(Quality Manual)
ประโยชน์ของคู่มือคุณภาพ
1.  คู่มือคุณภาพ เป็นแบบฉบับของเอกสารหลักที่ใช้ในการจัดทำระบบบริหารคุณภาพ
2.  ช่วยในการสร้างสรรค์ และ ให้ระบบบริหารคุณภาพ สามารถดำเนินงานไปได้ภายในองค์กร
3.  ใช้อธิบายจุดประสงค์และโครงสร้างของระบบบริหารคุณภาพ
4.  ใช้แสดงพันธะสำคัญของผู้บริหารคุณภาพ
5.  เป็นเอกสารอ้างอิงเปรียบเทียบในกลุ่มขั้นตอนการปฏิบัติงานขององค์กร
6.  ใช้เป็นเอกสารในการแนะนำ ประวัติความเป็นมาขององค์กร และ กระบวนการธุรกิจที่องค์กรบริหารอยู่
7.  ใช้ในการวางแผนควบคุมและประกันคุณภาพในกิจกรรมต่างๆ ภายในองค์กร
8.  แสดงให้เห็นความต้องการขององค์กรในด้านคุณภาพ และ นโยบายคุณภาพ
9.  เป็นเอกสารอ้างอิงของระบบบริหารคุณภาพ สำหรับหน่วยงานรับรองและหน่วยงานผู้ประเมินภายนอก
10. ให้อธิบายนายละเอียดของระบบบริหารคุณภาพอย่าง “เพียงพอ”  ระบบเอกสาร

ส่วนประกอบในคู่มือคุณภาพ  คือ

1. ในคู่มือคุณภาพได้รวบรวมเอานโยบายคุณภาพ และวัตถุประสงค์คุณภาพมารวมไว้ด้วย นอกจากที่ได้ทำเป็นป้ายข้อความ ป้ายติดประกาศ เอกสารแผ่นพับแจกจ่าย สติกเกอร์ เสียงตามสายและรูปแบบอื่น ๆ แล้ว
2. ขอบเขตของระบบบริหารคุณภาพ ที่จะครอบคลุมทั่วทั้งองค์กรส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กรที่ต้องรับรอง ISO 9001 ให้มีการกำหนดและระบุออกให้ชัดเจนว่าขอบเขตดังกล่าว จะเริ่มและสิ้นสุดกระบวนการธุรกิจตรงไหน

3. ความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการตามกระบวนการธุรกิจทั้งหมด ที่เป็นองค์ประกอบของระบบบริหารคุณภาพกับข้อกำหนด จัดทำในรูปแบบของ Matrix Cross Link ระหว่างกระบวนการทางธุรกิจกับข้อกำหนด ISO 9001
4. ข้อกำหนดของระบบบริหารคุณภาพของ ISO 9001 ที่องค์กรได้ปฏิบัติโดยระบุว่าแต่ละข้อกำหนดมีขั้นตอนในการปฏิบัติงานอย่าง ไรบ้าง
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นเอกสาร เพื่อจัดทำระบบบริหารคุณภาพ หรือเอกสารใช้อ้างอิงถึง เป็นเอกสารระเบียบวิธีปฏิบัติ (Documented Procedure) ที่องค์กรได้จัดทำขึ้น โดยแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของข้อกำหนดแต่ละข้อของ ISO 9001 กับเอกสารระเบียบวิธีปฏิบัติ รวมถึงการที่จะอ้างอิงไปยังเอกสารระดับที่ต่ำลงไป เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงถึง

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

เพื่อให้องค์กรและบริษัท ทั้งภาครัฐและเอกชน จัดเตรียมบุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือในการดำเนินการสอดคล้องกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

แม้ว่ากฎหมายอาจจะยังไม่ได้ประกาศใช้ในขณะนี้ แต่เราเปิดให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร เพราะควรเตรียมพร้อมในกระบวนการ การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับ กฎหมายใหม่อีกจะประกาศใช้อย่างเป็นทางการในเดือน พฤษภาคม พ.ศ. 2564 เพื่อสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของสมาชิกในองค์กรและการจัดการข้อมูลของฝ่ายบริหารในองค์กรของคุณ

สำหรับบริษัทและองค์กรที่กำลังเป็นกังวลว่าจะเตรียมบุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีอย่างไรให้พร้อมรองรับการบังคับใช้ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ในเดือนพฤษภาคมนี้

THAI-PDPA เปิดให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญแบบครบวงจร ด้วยเทคโนโลยี Data Protection Services ที่แนะนำให้ไปประยุกต์ใช้เพื่อปกป้องข้อมูลพนักงานและลูกค้า

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th

Leave A Comment?