สร้างความเข้าใจในกระบวนการดำเนินงาน ระบบเอกสาร งานก่อสร้าง ให้ดีขึ้น

ระบบเอกสาร งานก่อสร้าง เอกสารในการบริหารจัดการงานก่อสร้าง ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการสื่อสาร เพื่อสร้างความเข้าใจในกระบวนการดำเนินงาน และเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้ในการยืนยัน และอ้างอิงต่างๆ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาข้อขัดแย้ง และสร้างความเป็นธรรมให้แก่ทุกฝ่าย อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่แสดงถึงผลงานของผู้บริหารจัดการงานก่อสร้างเองด้วย โดยเอกสารในการบริหารจัดการงานก่อสร้างจะมีรายละเอียดที่ต่างกันออกไปตามบริบทของแต่ละโครงการ ดังนั้นจึงต้องอาศัยความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และประสบการณ์ในการจัดการกับเอกสารดังกล่าวเป็นสำคัญ แต่ในปัจจุบันกลุ่มผู้บริหารจัดการงานก่อสร้างโดยมากยังขาดความแม่นยำในเรื่องเอกสาร และขาดระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความสำเร็จของโครงการตามไปด้วย การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาถึงหลักการ และทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับงานก่อสร้าง, การบริหารจัดการงานก่อสร้าง, เอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้อง, และระบบเอกสารเบื้องต้น

เพื่อนำมาวิเคราะห์ และสรุปถึงสภาพของเอกสาร ตัวแปรสำคัญ รวมถึงอุปสรรคและปัญหา ตลอดจนแนวทางการแก้ปัญหา และพัฒนาศักยภาพของเอกสาร โดยมีโครงการก่อสร้างภาคเอกชนขนาดใหญ่พิเศษเป็นกรณีศึกษาของการวิจัยนี้ การวิจัยนี้ดำเนินการวิจัยโดยศึกษาถึงหลักการและทฤษฎีจากเอกสารและงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำข้อสรุปเบื้องต้นมาใช้ในการจัดทำแบบสัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่าง ซึ่งเป็นผู้ให้บริการบริหารจัดการงานก่อสร้างที่ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง และ/หรือผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการกำหนดนโยบาย และควบคุมเอกสารของสำนักงาน โดยแบ่งออกเป็น 4 กลุ่มตามประสบการณ์ของสำนักงาน คือ มากกว่า 30 ปี, 21-30 ปี, 11-20 ปี และ6-10 ปี จากนั้นจึงนำข้อมูลที่ได้ทั้งหมดมาทำการวิเคราะห์และสรุปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ จากการศึกษาพบว่าเอกสารในการบริหารจัดการงานก่อสร้างสามารถแบ่งออกได้เป็น 1.) เอกสารในขั้นตอนการจัดจ้างผู้บริหารจัดการงานก่อสร้าง 2.) เอกสารในขั้นตอนการประกวดราคาและลงนามสัญญาก่อสร้าง 3.) เอกสารในขั้นตอนการก่อสร้าง 4.) เอกสารในขั้นตอนการรับมอบงาน และ 5.) เอกสารในขั้นตอนหลังการรับมอบงาน โดยตัวแปรสำคัญที่ส่งผลต่อเอกสารเหล่านี้ ได้แก่ บุคลากรและสำนักงานที่ให้บริการบริหารจัดการงานก่อสร้าง, ลักษณะของโครงการ, ข้อตกลงในการบริหารจัดการงานก่อสร้าง และปัจจัยแวดล้อมอื่นๆ เช่น เศรษฐกิจ, กระแสความนิยม, และวัฒนธรรม เป็นต้น

ซึ่งตัวแปรเหล่านี้ส่งผลต่อเอกสารใน 3 เรื่องสำคัญ คือ ปริมาณและความยุ่งยากซับซ้อนของเอกสาร, ประสิทธิภาพของเอกสาร, และปัญหาของเอกสารที่เกิดขึ้น โดยตัวแปรที่ส่งผลต่อปัญหามากที่สุด ได้แก่ ประสบการณ์ของบุคลากรและสำนักงานที่ให้บริการบริหารจัดการงานก่อสร้าง สำหรับแนวทางในการแก้ปัญหาและพัฒนาเอกสารเหล่านี้ จำเป็นต้องอาศัยการร่วมมือกันของทุกฝ่าย ทั้งในระดับตัวบุคลากร, ระดับสำนักงานที่ให้บริการ, และระดับสถาบันการศึกษา ตลอดจนองค์กรวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง เพื่อร่วมกันสร้างและพัฒนามาตรฐานเของเอกสาร โดยมุ่งเน้นการพัฒนาด้านคุณภาพและลดปริมาณความยุ่งยากซับซ้อนของเอกสาร ตลอดจนเพิ่มศักยภาพของบุคลากรในการจัดการเอกสารให้เกิดความสอดคล้องกับบริบทของแต่ละโครงการเป็นสำคัญ

เอกสารในงานก่อสร้างถือเป็นระบบบริหารจัดการรูปแบบหนึ่งในหลาย ๆ รูปแบบ เป็นรูปแบบที่สำคัญกับงานก่อสร้างที่จัดเป็น ระบบงาน
ก่อสร้าง ที่จัดระบบดี ๆ จะต้องมีเอกสารเข้าไปร่วมด้วยเสมอ เพราะงานก่อสร้าง ไม่ใช่มีเพียงแบบก่อสร้างแต่ยังมีแผนงานมีเอกสารขอ
อนุมัติ วัสดุอนุมัติ เอกสารประกอบการเบิกงวดงาน เอกสารหลายๆ อย่างไม่สามารถจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ได้จึงต้องจัด “แฟ้มเอกสาร”
แฟ้มเอกสารจึงจำเป็นต้องแยกเรื่องราวต่าง ๆ ออกให้ชัดเจนตามเลขเอกสาร

งาน “ธุรการสนาม” ที่จะต้องมีความสัมพันธ์กับงานในสนาม และเชื่อมโยงกับงานในสำนักงานใหญ่ตลอดเวลา จึงไม่สามารถจะหาเช็ค
ระบบเอกสาร งานสนามได้ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทใหญ่ หรือเล็ก หลักสูตรนี้เป็นการถ่ายทอดจากประสบการณ์จริงของวิทยากรที่ได้รวบรวม
เอกสารเพื่อเป็นแนวทาง และบางโครงการอาจต้องมีเอกสารเพิ่มมากกว่านี้ บางโครงการอาจต้องตัดเอกสารบางอย่างออกไป บางโครง
การ อาจใช้ครบทุกเอกสารก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได

ผลที่ได้รับจากการอบรม :
สามารถเข้าใจถึงระบบเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ในงานก่อสร้าง
สามารถจัดระบบเอกสารในหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถจำแนกประเภทเเละจัดลำดับความสำคัญของเอกสารเเต่ละประเภทได้
ข้อบังคับเบื้องต้นก่อนการเรียน :
ไม่มี
ระยะเวลา : 1 วัน

เนื้อหาหลักสูตร :

การบริหารจัดการงานก่อสร้างเบื้องต้น
กระบวนการงานก่อสร้างทั้งหมดอย่างย่อ ตั้งเเต่ต้นจนจบ
การใช้เอกสารของเเต่ละฝ่ายในงานก่อสร้าง เช่น เจ้าของโครงการ ที่ปรึกษางานก่อสร้าง ผู้ออกแบบงาน ผู้รับเหมา เเละอื่น ๆ
ประเภทของเอกสารในงานก่อสร้าง (ยกตัวอย่างเอกสารประกอบ)
เอกสารสัญญาที่ใช้ในงานก่อสร้าง เช่น LOI, LOA, MOU, Contact เเละอื่นๆ
เอกสารที่เกี่ยวของกับการบริหารงานก่อสร้าง เช่น เอกสารควบคุมงานก่อสร้าง (project schedule), การประชุม, การรายงาน
ความก้าวหน้าโครงการ, การตรวจสอบงวดงาน, การตรวจรับงาน, การเปลี่ยนเเปลงงานเพิ่ม-ลด, เอกสารนำส่งใบปะหน้า เเละอื่น ๆ
เอกสารด้านการเงิน เช่น เอกสารการเบิกงวดงาน, เอกสารเสนอราคา, เอกสารการเบิกและการจ่ายเงิน, เอกสารการประกวดราคา,
ใบเสนอราคา เเละอื่นๆ
เอกสารสำคัญอื่นๆ เช่น แบบก่อสร้าง, Specification เเละอื่นๆ
แบบฟอร์มต่างๆ ใช้ในการก่อสร้าง
ความจำเป็นในการใช้เอกสาร ระบบเอกสาร งานก่อสร้าง
วัตถุประสงค์ของการใช้เอกสารเเต่ละประเภท
ลำดับความสำคัญของเอกสารเเต่ละประเภท
การจัดระบบเอกสารเเละการจัดเก็บเอกสาร
การจัดส่งเอกสารเเละลำดับขั้นตอนในการจัดส่ง
เพื่ออะไร ให้ใคร เมื่อใด เเละใครเป็นคนอนุมัติ
การเเลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างผู้อบรมกับวิทยากรเเละผู้อบรมด้วยกันเอง
การยกกรณีศึกษาที่เกี่ยวข้อง
การถาม-ตอบ ปัญหาต่าง ๆ

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

เพื่อให้องค์กรและบริษัท ทั้งภาครัฐและเอกชน จัดเตรียมบุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือในการดำเนินการสอดคล้องกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

แม้ว่ากฎหมายอาจจะยังไม่ได้ประกาศใช้ในขณะนี้ แต่เราเปิดให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร เพราะควรเตรียมพร้อมในกระบวนการ การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับ กฎหมายใหม่อีกจะประกาศใช้อย่างเป็นทางการในเดือน พฤษภาคม พ.ศ. 2564 เพื่อสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของสมาชิกในองค์กรและการจัดการข้อมูลของฝ่ายบริหารในองค์กรของคุณ

สำหรับบริษัทและองค์กรที่กำลังเป็นกังวลว่าจะเตรียมบุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีอย่างไรให้พร้อมรองรับการบังคับใช้ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ในเดือนพฤษภาคมนี้

THAI-PDPA เปิดให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญแบบครบวงจร ด้วยเทคโนโลยี Data Protection Services ที่แนะนำให้ไปประยุกต์ใช้เพื่อปกป้องข้อมูลพนักงานและลูกค้า

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th

Leave A Comment?